Um software de gestão de facilities é utilizado para gerar, organizar e priorizar ordens de serviço para equipes de limpeza, segurança e de instalações no geral. Ele permite o planejamento das atividades garantindo a execução efetiva de gerenciamento de facilities e manutenção.

Também é possível manter um banco de dados com a informação dos ativos da empresa e vincular os planos de manutenção preventiva e corretiva aos locais, áreas e equipamentos.

Agora, vamos falar sobre 8 benefícios de utilizar um software de gestão de facilities. Confira!

Transparência, visibilidade e produtividade

O software de gestão de facilities ajuda os gerentes de operações a supervisionar e controlar os serviços de manutenção – garantindo que nada passe despercebido. Permite que sejam identificadas as tarefas dos colaboradores (próprios ou terceirizados), prazos entre abertura e encerramento de chamados, cronograma de trabalho individual ou do time, e tarefas em andamento.

A transparência aumenta a produtividade, pois permite que os gestores acompanhem os técnicos e conheçam os custos envolvidos em cada ordem de serviço. Fornece, ainda, dados sobre a produção diária e o tempo necessário para finalizar cada uma delas.

Com isso, os gerentes da instalação podem alocar os trabalhos mais adequados às habilidades e disponibilidade dos técnicos.

Satisfação dos usuários

Ao permitir acompanhar a execução do plano de manutenção preventiva de forma organizada e automática, o software autoriza que os gerentes percebam e identifiquem dificuldades e problemas na operação predial antes mesmo que eles aconteçam. Isso reduz as chances de indisponibilidade de serviços ou equipamentos e eventuais interrupções operacionais.

Com maior disponibilidade e locais mais apropriados, a satisfação dos usuários aumenta e o departamento de facilities passa a gerar mais valor para a companhia – tanto na manutenção e valorização dos ativos, quanto na estrutura de recursos humanos.

Praticidade nas ordens de serviço

Com formulários padronizados que podem ser acessados via mobile e a possibilidade de abrir solicitações por meio de QR Codes (que identifiquem o local, a área ou o equipamento), as ordens de serviço ganham inteligência e dão um passo à frente em comparação a e-mails, telefonemas, formulários em papel etc.

As informações necessárias para o chamado de um serviço são pré-definidas em um formulário, onde a equipe de manutenção consegue avaliar e priorizar o atendimento de maneira rápida e eficaz.

Com um sistema que centraliza as ordens de serviço, gerencia prioridades, registra responsabilidades e controla SLA´s, tudo fica facilmente rastreável.

O gestor de facilities consegue acompanhar o tempo que um chamado ficou em aberto, saber em qual atividade o técnico ficou trabalhando por mais tempo e quais os motivos para isto ter acontecido.

Controlam custos de manutenção e facilities

Um bom software para gerenciamento de manutenção e facilities deve permitir que os técnicos e colaboradores apontem os custos dos orçamentos, deem baixa em materiais do estoque de manutenção vinculando-os a uma ordem de serviço e controlem o tempo (homem/hora) utilizada em cada atendimento.

Com estes dados estruturados em um programa é possível fazer diversas análises, otimizar times, procedimentos e garantir o máximo de desempenho da equipe.

Proporcionam evidências e mobilidade

Em época de mobilidade e digitalização de todos os processos, é essencial garantir que o software tenha uma versão mobile para permitir a geração de evidências do trabalho realizado.

Fotos ou vídeos do problema na solicitação de serviço, registros do antes e do depois do trabalho, e pesquisas de satisfação com o usuário são importantes para garantir o perfeito funcionamento da operação e acompanhar o desempenho de cada um dos técnicos.

Controlam contratos e padronizam o atendimento

Limpeza, segurança, jardinagem e alimentação são alguns dos serviços que, de modo geral, são terceirizados em operações de shoppings, corporativas, instituições de ensino e varejo. Controlar estas operações e garantir a qualidade do serviço e o retorno do investimento é sempre um grande desafio para o gestor de facilities e manutenção.

Com o software é possível exigir a padronização dos serviços pelas empresas terceiras definir checklists para cada tipo de atividade, garantir evidências, acompanhar a produtividade e dimensionar de forma assertiva o headcount dos contratos.

Planejamento e budget assertivos

Com o histórico de dados que o software oferece é muito fácil planejar e prever o que será necessário para o próximo período. Responda perguntas como:

• Quais são as áreas, locais e equipamentos mais críticos?
• Quantas pessoas são necessárias para elevar o padrão de qualidade?
• Qual é o custo por oficina/tipo de serviço?
• Como diminuir custos com terceiros ou otimizar os contratos?
• É mais negócio trabalhar com terceiros ou desenvolver um time próprio?

Todas estas perguntas serão respondidas com dados objetivos que permitem que o budget seja planejado de forma assertiva e evidencie a necessidade do departamento de facilities para a diretoria.

Aproveitam a Internet das Coisas

A Internet das Coisas já é uma realidade no gerenciamento de espaços, medição de fluxos de pessoas e acompanhamento, e geração de alertas automáticos em atividades ou lugares críticos.

Para aproveitar esta tecnologia é indispensável que sua empresa tenha um software de facilities que consiga lidar com os dados e automatizar processos de envio de notificações, acompanhamento de incidentes ou disponibilidade de equipamentos ou locais.

Quer aproveitar todos esses benefícios na sua empresa? Agende uma demonstração do Optimus, nosso Software de Gestão de Facilities e Manutenção que usa tecnologias como QR Codes e Internet da Coisas para facilitar e otimizar a gestão de facilities.