Saiba por que o uso da tecnologia é essencial para gerenciar essa tarefa 

Dimensionar corretamente a mão de obra, gerenciar terceiros e garantir o atendimento eficiente de todas as ordens de serviços são alguns dos desafios da gestão de facility management.

Sem o controle desses pontos críticos, fica difícil administrar as demandas do dia a dia e assegurar a satisfação dos usuários das edificações.

Mas com tecnologias adequadas, como a plataforma Optimus, da Construmarket, é possível aumentar a eficiência da gestão de equipes.

Confira como!

O que é gestão de equipes?

Uma equipe bem gerenciada é uma das chaves do sucesso da gestão de facility management. Por isso, é essencial que os gestores adotem um conjunto de boas práticas para melhorar o desempenho dos seus colaboradores, sejam eles fixos ou terceirizados.

O ideal é focar no uso de estratégias e tecnologias que possam contribuir para que as equipes cheguem às metas estipuladas e às necessidades identificadas.

Com o uso dessas ferramentas combinadas, é possível aumentar a eficiência e a produtividade dos trabalhadores.

Vale lembrar que o papel do líder é essencial para conduzi-los aos objetivos das organizações e também para garantir o bem-estar de todos. O gestor deve estar aberto para dar e receber feedbacks, oferecer autonomia e estimular a interação entre os colaboradores.

Qual é a importância da gestão de equipes em facilities?

Como já mencionado, uma boa gestão de equipes ajuda a aumentar a produtividade e a motivação dos colaboradores. Mas não é só isso: também melhora a efetividade e os resultados da área de manutenção e facilities.

Para atingir esses objetivos, os gestores de facility management precisam saber tudo o que se passa com suas equipes, focando em alguns pontos fundamentais, tais como:

– Conhecer as tarefas que estão sendo executadas pelos técnicos;

– Levantar o tempo gasto em cada ordem de serviço (OS);

– Identificar o local e os ativos que estão passando por manutenção;

– Saber o custo da mão de obra para a execução de cada tarefa;

– Analisar se há colaboradores ociosos ou se há subdimensionamento das equipes.

Quais são os maiores desafios para a gestão de equipes em facility management? 

De acordo com Junio Warley Bastos dos Santos, coordenador de CS da Construmarket, um dos maiores gargalos que podem afetar a gestão de equipes é a falta de mão de obra para executar as tarefas de manutenção.

“Isso costuma ocorrer quando o gestor não tem relatórios e gráficos que mostrem quantas horas-homem estão sendo consumidas durante um determinado período. Sem esses dados, não é possível ter visibilidade do que está sendo feito e nem dimensionar o que a unidade gerenciada necessita”, explica.

O controle da quantidade da mão de obra também é essencial para evitar estouros nos orçamentos.

“É comum que o gestor gaste mais com outros itens quando, na verdade, os recursos podiam ser direcionados para garantir um quadro técnico bem dimensionado para compor a equipe de manutenção. Mas o contrário também acontece: a equipe pode ter muitos colabores ociosos, e os recursos usados para pagá-los poderiam ser redirecionados para outras áreas ou atividades”, completa Bastos dos Santos.

Como o Optimus pode contribuir para a gestão de equipes em facility management?

Muitas empresas ainda não digitalizam a gestão das suas equipes. Com todo o controle do fluxo de trabalho feito no papel, fica difícil gerar relatórios gráficos que contenham informações detalhadas sobre o andamento de cada atividade.

“Sem um bom software de gestão de manutenção e facilities, os gestores só podem verificar o que está sendo feito, mas não conseguem controlar o que não está sendo executado”, lembra o coordenador.

Com a plataforma Optimus, da Construmarket, o gestor consegue registrar todas as informações relacionadas às equipes e ao fluxo de demandas. Assim, consegue ter um controle muito maior da mão de obra, obter maior produtividade e organizar o fluxo de atendimento das demandas.

Como fazer a gestão de equipes com o Optimus? 

No Optimus, todas as ordens de serviços, também conhecidas como OSs, ficam organizadas, evitando que se percam ou passem “batidas” e não sejam atendidas.

“Qualquer extravio de OS prejudica muito o controle do que está sendo executado”, ressalta Bastos dos Santos.

Com o Optimus, a organização e o controle das equipes ficam muito mais eficientes.

Dentro do módulo “Técnico”, por exemplo, é possível cadastrar todas as equipes e também registrar os profissionais com atuações mais específicas.

Ainda nesse módulo, a função georreferenciamento permite identificar a localização dos técnicos volantes.

“Algumas equipes rodam por várias unidades. Pelo georreferenciamento, é mais fácil controlar onde está o técnico, como está o serviço de manutenção e quais são os status desses chamados: se estão em aberto, se já foram despachados, se estão em andamento ou se estão pendentes por algum motivo. Pelo mapa, é possível verificar onde o técnico está e o que ele está fazendo”, explica o coordenador.

Relatórios e timeline 

Outro recurso disponibilizado pelo Optimus é o relatório de rondas, que traz informações sobre as rondas e os locais em que estão sendo executadas.

Essa função permite verificar a disponibilidade da equipe para trabalhar em um determinado período de um mês, o total de OSs executadas, as horas trabalhadas, os checklists e a produtividade dos técnicos.

“É mais fácil identificar se há algum técnico com baixa produtividade, se há profissionais mais sobrecarregados do que outros e ainda se a equipe está ou não superdimensionada. Desse modo, consigo dimensionar as OSs e distribuir os serviços de forma mais eficiente”, completa Bastos dos Santos.

No Optimus, quem faz os cadastros das equipes e dos técnicos é o planejador ou o administrador da plataforma. É possível cadastrar todos os colaboradores de acordo com suas funções e cargos exercidos e o valor da hora trabalhada de cada um. Com isso, é possível calcular de forma automática o custo da mão de obra.

Um dos maiores diferenciais da plataforma Optimus é sua timeline. Nela, o filtro é feito por semana e o último trabalho executado pelo técnico pode ser facilmente visualizado.

“Essa função ajuda a monitorar o que está sendo executado em tempo real. Não é necessário esperar a finalização de um trabalho para fazer a consulta”, explica o coordenador.

Conclusão

Sem uma boa gestão de equipes, é impossível ter o controle dos status das OSs e ter uma visão clara sobre a produtividade e o valor da hora trabalhada de cada colaborador.

A falta desses dados pode prejudicar bastante a tomada de decisões e, consequentemente, a efetividade da área de facilities.

Apostar em soluções como os softwares de manutenção e facilities, como o Optimus, ajuda a evitar problemas na gestão dos colaboradores.

TEXTO: Gisele Cichinelli

COLABORAÇÃO TÉCNICA

Junio Warley Bastos dos Santos – coordenador de CS da Construmarket

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