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Gestão da manutenção é um conjunto de atitudes tomadas pela empresa a fim de garantir não apenas a vida útil de um projeto, como também seu desempenho satisfatório durante o ciclo de vida – seja para equipamentos e máquinas, seja para a infraestrutura predial.
Dentre essas condutas, podemos incluir a manutenção de equipamentos, o acompanhamento e análise de dados e informações, a competência dos fornecedores de serviços – sejam eles próprios ou de terceiros – e até a qualidade dos materiais utilizados.
A princípio, a maioria dos conceitos vieram da indústria. Contudo, hoje, outras áreas como a de gerenciamento de manutenção predial e de gerenciamento de facilities já tem aberto frentes para desenvolver soluções próprias para melhorar a experiência do usuário e a administração do workplace.
Por que é importante?
Fazer o controle adequado diminui os índices de falhas nas operações, o risco de acidentes de trabalho e a taxa de indisponibilidade. Além disso, diminui o risco de multas por levar em conta normas e leis específicas e permite o planejamento e a organização financeira, produtiva e administrativa.
Também aumenta a qualidade de vida e a satisfação dos funcionários, diminuindo a rotatividade e os custos com contratações e treinamento de pessoal. A gestão da manutenção ainda ultrapassa os muros da empresa, uma vez que pode interferir na imagem e reputação da marca e aumentar ou diminuir o seu valor perante o mercado e os acionistas.
Gestão da Manutenção em ESG
Em agosto de 2021, o Comitê Aberje de Comunicação e Estratégia em ESG – Environmental, Social and Corporate Governance (do inglês, Governança Ambiental, Social e Corporativa) realizou um encontro com o tema “Gestão de crises de assuntos relacionados a ESG”. Dele, saíram 5 insights fundamentais para qualquer organização:
1) Grandes crises têm tido origem na agenda ESG – Gestão de reputação considera consequências de todas as ações da organização e as expectativas de stakeholders, minimizando prejuízos às operações e estimulando confiança;
2) Critérios ESG partem do exercício da integridade – Conduta ética gera ambiente de trabalho seguro, propostas de valor reais e saudáveis a clientes, relações justas com fornecedores – e efeitos positivos do negócio na sociedade se evidenciam;
3) Organizações com governança fortalecida e foco em ESG tendem a permanecer resilientes na crise e ter vantagens reputacional e competitiva. É mais comunicação ágil e atenção a conversas sociais e menos vitimismo e guerra de narrativas;
4) Mapeamento de riscos prepara organização para questões sensíveis e a mantem aberta para diálogos, aprendizagens e oportunidades. Participação empresarial mais ativista na sociedade está em consonância com visão ESG;
5) Amplificar histórias com critérios ESG é escolha inteligente: atrai atenção, oferece empatia e multiprotagonismo e conquista reverberação. Mas nada adianta sem evidências: atos ou mudanças concretas e relevante impacto social.
Enfim, todos esses pontos impactam diretamente não apenas no lucro da empresa, como também em sua imagem e reputação, concorda? Por isso, é preciso que todas as áreas estejam alinhadas com o mesmo objetivo, incluindo o gerente de manutenção.
Riscos de não fazer as manutenções
Segundo Ricardo Barros, Gerente de Facilities do Grupo Konecta, não fazer a gestão
“aumenta os riscos com indisponibilidades indesejadas ou não programadas e provoca custos elevados para o reestabelecimento operacional ou da infraestrutura. Além do risco de que podemos ter indiretamente com a saúde e segurança das operações e demais usuários.”
Além de aumentar os custos, esses pontos também diminuem a competitividade da empresa no mercado, provocando importantes desequilíbrios financeiros, completa Barros.
Vantagens
Antes de tudo, ao planejar e executar, é possível colher milhares de informações importantes para tomar decisões mais assertivas para o negócio. Além disso, o gestor cria uma base de dados para acompanhamento e consegue tratar outros casos similares com um maior índice de acerto.
A gestão de manutenção de edifícios e plantas industriais, por exemplo, contribui com o ciclo de vida das edificações e seus equipamentos, uma vez que ajuda em sua preservação, aumenta a disponibilidade operacional e valoriza financeiramente os empreendimentos. Os indicadores coletados também auxiliam na retroalimentação, permitindo um processo de melhorias contínuas.
Conheça os principais indicadores de manutenção
Tipos de Manutenção
Segundo a Norma NBR 5462, há 3 tipos de manutenção: a corretiva, a preventiva e a preditiva.
A manutenção corretiva é aquela efetuada depois que uma avaria foi identificada e, portanto, é necessária para o reestabelecimento da função do projeto, máquina ou equipamento.
A manutenção preventiva ocorre em ciclos ou números pré-determinados pelo fabricante ou pelo manual de uso, operação e manutenção. Frequentemente, também é determinada pela base de dados colhida ao longo do tempo, que aponta o melhor período para executá-la.
Diferente da preventiva e da corretiva, a manutenção preditiva efetua o acompanhamento constante de variáveis e de indicadores de desempenho, gerando dados que indicam o melhor momento para intervenção. Logo, isso maximiza a vida útil do ativo ou infraestrutura predial. Com o auxílio da tecnologia em evolução, o número de dados possíveis é infinito permitindo, assim, uma gestão ainda mais eficiente.
A manutenção preditiva é considerada, num primeiro momento, mais custosa que as outras, pois é preciso investir em ferramentas, equipamentos, treinamentos e pessoal capacitado. Porém, o retorno desse investimento é considerável, trazendo mais lucros para a empresa. Além disso, ao não pré-determinar um período de troca de peças e materiais, ela evita o descarte dos que ainda estão em adequado funcionamento – gerando não apenas economia para a empresa, mas também sendo mais sustentável para o planeta.
Quais negócios devem aplicá-la
Qualquer negócio que tenha estrutura física pode e deve inserir a gestão da manutenção em seu dia a dia: fábricas, hospitais, shoppings, padarias, supermercados, condomínios empresariais e residenciais, hotéis e muitos outros.
Porém, Ricardo considera que nem todas as empresas têm condições financeiras e operacionais para aplicar todos os tipos de manutenção e, portanto, devem priorizar onde aplicar cada uma. Para ele, as manutenções preventiva e corretiva são indispensáveis, enquanto que a preditiva deve ser inserida tão logo o processo de manutenção esteja mais maduro.
Para as empresas que não têm condições de executar a preditiva, o profissional recomenda a melhor gestão possível da preventiva e da corretiva, contando com ferramentas que as tornem mais eficientes e gerem dados importantes para as tomadas de decisões serem mais estratégicas para o negócio.
Como fazer a gestão de manutenção
Ela deve ser feita com base em sistemas já existentes, como a ISO9000 e a ISO9001 e os métodos PDCA e FMECA, Total Quality Management (do inglês, Gestão da Qualidade Total), TPM – Total Productive Maintenance (do inglês, Programa de Manutenção Produtiva Total) e MCC – Manutenção Centrada em Confiabilidade.
De acordo com Ricardo,
“um software de gestão de manutenção faz toda a diferença, seja no controle dos ativos, planejamento e acompanhamento dos indicadores seja na performance dos colaboradores ou no histórico.”
No início, ele utilizava ferramentas mais mecanizadas, tendo apenas o Excel como recurso. Atualmente, ele não abre mão de um bom software – e ainda o leva para as demais áreas por onde passa.
Antes de tudo, para começar o processo de gestão da manutenção, é preciso planejar e definir qual ferramenta ou plataforma será utilizada. Em seguida, deve-se listar todos os ativos que serão considerados e verificar sua situação atual. Então, é preciso restaurar ou melhorar as deficiências apontadas e estruturar uma forma de controle das informações. Por último, estruturar quais tipos de manutenções serão realizadas – preventivas, corretivas ou preditivas – e como serão coletados e avaliados os dados gerados.
Saiba como montar um plano de manutenção de facilities
Como a tecnologia mudou a gestão da manutenção?
Antes, era preciso que um técnico fosse até o equipamento para coletar uma informação. Hoje, é possível conectar um dispositivo e deixá-lo coletando infinitos dados pelo tempo que for. A tecnologia está aí para ajudar!
Enquanto IoT – Internet of Things (do inglês, Internet das Coisas) permite a coleta de dados o tempo inteiro – através de sensores, por exemplo – o Cloud Computing (do inglês, Computação em Nuvem) permite o armazenamento de dados na nuvem, incluindo servidores, banco de dados, armazenamento, redes, softwares e Business Intelligence.
É possível o acompanhamento constante dos dados para prolongar a vida útil de um ativo sem a necessidade de uma intervenção muito grande. Assim, quando for preciso de fato intervir, será mais rápido e menos custoso – uma vez que diminui os custos com manutenção corretiva, custos de mão de obra técnica e os custos de indisponibilidade.
Essas tecnologias auxiliam – e muito – os processos gerenciais, que exigem cada vez mais informações seguindo os “5 Vs do Big Data”: velocidade, volume, variedade, veracidade e valor. Ou seja, é um volume enorme de informação importante o tempo todo. Portanto, nada melhor do que utilizar a tecnologia para melhorar os seus processos.
A sustentabilidade na gestão da manutenção
O conceito de sustentabilidade já está inserido no mundo corporativo há alguns anos. Mas, você sabia que ela também pode ser aplicada na gestão da manutenção?
É o caso do exemplo que demos lá em cima: às vezes, jogamos fora uma peça que ainda está boa apenas porque determinamos que iremos trocá-la de 3 em 3 meses. Porém, com a gestão adequada, isso pode ser evitado.
Em outros casos, é possível que a empresa invista em energia eólica ou solar ou, ainda, efetuar a troca de lâmpadas incandescentes pelas de LED.
Quer outro exemplo? O uso de mobiliário com madeiras certificadas e recicladas, a coleta seletiva e a reciclagem. Até a utilização de softwares pode contribuir para a sustentabilidade, por exemplo, ao reduzir a necessidade de papel e tornar as Ordens de Serviço digitais.
Tudo isso gera economia e traz benefícios tanto para a empresa quanto para a comunidade e o planeta.
Gestão da Manutenção em constante evolução
A gestão da manutenção é um processo e, como tal, está sempre em constante evolução. Deve-se buscar sempre novos modelos através de benchmark com outros segmentos, áreas e mercados. Assim, ela estará sempre melhorando e trazendo mais previsibilidade e alto índice de desempenho.
Tecnologias como Big Data, IoT e Cloud Computing vieram para enriquecer ainda mais o uso dos dados como meio para a tomada de decisões estratégicas. Para acompanhar tantas informações e tornar a administração realmente eficiente, é imprescindível o uso de softwares e plataformas, como o Optimus Prime – especialista em manutenção predial e industrial e em gestão de facilities.
Segundo Igor Meneghin, gerente de contas na Construmarket, o Optimus possibilita observar mais de 50 relatórios com gráficos diferentes e escolher as variáveis que deseja analisar. Além disso, ele ainda funciona off-line e faz atualizações on-timing quando reconectado à internet.
Com o Optimus, também é possível planejar as manutenções, acompanhar e reduzir custos, gerenciar equipes internas ou volantes, emitir Ordens de Serviço digitais, cadastrar checklists e listas de tarefas, utilizar QR Codes, controlar estoques e até cadastrar sensores inteligentes. Em outras palavras: é o uso da tecnologia à favor do seu negócio.
COLABORAÇÃO TÉCNICA
Igor Meneghin – Gerente de contas na Construmarket
Ricardo de Barros – Gerente de Facilities do Grupo Konecta. É Engenheiro Eletricista, com MBA em Gerenciamento de Facilidades pela Poli/USP, cursando Especialização em Gestão De Obras, Qualidade e Desempenho das Construções pela FMU. Como Gerente de Facilities na Konecta Brazil Outsourcing, é responsável por toda a infraestrutura elétrica e ar-condicionado, limpeza e conservação, portaria, segurança, CFTV e controle de acesso físico, infraestrutura de redes e telefonia; novos projetos; retrofits; regularizações de legislações e normativas das edificações; projetos de eficiência elétrica e hídrica.
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