4 desafios dos prestadores de serviço na gestão de facilities

Conheça estratégias que podem ajudar a superar obstáculos que atrapalham a rotina da prestação de serviço e põem em risco o sucesso do negócio
4 desafios dos prestadores de serviço na gestão de facilities

As empresas que prestam serviços de facilities têm como objetivos principais garantir a sustentabilidade do seu negócio e a satisfação de seus contratantes. Ao longo dessa jornada, os gestores precisam superar uma série de desafios que vão da intensa competição no mercado à dificuldade de administrar terceiros.

 

Para compreender melhor as dores desses profissionais, a equipe do Optimus Prime realizou uma sondagem que detectou alguns motivos de preocupação nas rotinas dos administradores. Confira mais detalhes a seguir:

 

1) Como agregar mais valor à prestação de serviço?

 

 

A concorrência acirrada e o entendimento de alguns contratantes de que a gestão de instalações é uma commodity são fatores de pressão nas empresas que prestam esses serviços. A perda de concorrências, a dificuldade de expandir os negócios e a redução das margens de lucro são algumas ameaças muito reais, que exigem estratégias para reduzir o custo operacional e maximizar a geração de valor para os clientes. 

 

Nesse ponto, a digitalização dos processos é uma das rotas a serem trilhadas. Isso porque ela permite garantir maior eficiência às operações, tomar decisões mais assertivas e ágeis, além de dar mais transparência aos processos. A digitalização, associada ao big data, por exemplo, é determinante para ajudar as empresas de facilities a medir e descrever seus impactos sobre o negócio principal.

 

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2) Como digitalizar a prestação de serviço sem impactar no custo do contrato?

 

 

Da situação relatada acima decorre, em parte, o segundo problema detectado pelos gestores de empresas de facilities. Como iniciar um processo de transformação digital em um contexto tão desafiador? 

 

Muitos ainda trabalham com controles em papel e registros por máquina fotográfica, o que impede uma gestão à vista e ativa de toda a operação. Como resultado, há o comprometimento de competitividade, mais dificuldade para a entrega e comprovação de resultados, além do aumento de custos operacionais. A solução para isso passa pelo uso de softwares intuitivos, que integram múltiplas soluções via smartphones ou tablets e não exigem investimentos vultosos ou grandes dificuldades na adaptação de processos. Em facilities, a gestão mobile veio para ficar.

 

3) Como gerenciar terceiros de forma mais eficiente?

 

 

A gestão de terceiros é um aspecto sempre desafiador para a prestação de serviço, exigindo soluções que garantam adequada supervisão e rastreabilidade. Entre os aspectos mais complicados está mensurar se o terceiro atuou no prazo definido em contrato e em alinhamento aos Service Level Agreements (SLAs). 

 

As ferramentas digitais podem, mais uma vez, contribuir bastante para melhorar esses processos. Recursos como o controle de documentos/contratos permitem acompanhar as datas de vencimento e emitir alertas para os devidos responsáveis com antecedência. Também são úteis funcionalidades que possibilitem auditar as ordens de serviço executadas durante a prestação de serviço e que sejam capazes de gerar diferentes tipos de relatórios.

 

GESTAO DE ESTOQUEBANNER 1

Além disso, “o acompanhamento rigoroso dos KPIs (indicadores-chave de desempenho) auxilia o gestor a identificar em quais pontos há problemas e permite que eventuais falhas sejam corrigidas com agilidade, antes que causem um impacto elevado nos fluxos de trabalho”, diz Andréa Pareja, fundadora da Tower Facilities.

 

Ferramentas para gestão de facilities dão mais visibilidade para os KPIs

 

4) Como garantir o engajamento das equipes?

 

 

Na gestão de facilities, os colaboradores são as engrenagens mais importantes para fazer com que tudo funcione bem. Daí a importância de criar um ambiente estimulante e saudável para essas pessoas. “Outra prática positiva é o uso do feedback, que quando realizado de forma construtiva, promove motivação e estímulo para o aprimoramento contínuo”, destaca Pareja, lembrando que no dia a dia, é fundamental mostrar o quanto o trabalho de cada colaborador é essencial. “Humanizar as relações costuma ser uma medida valiosa para manter o alto desempenho”, conclui ela.

 

COLABORAÇÃO TÉCNICA

Andréa Pareja — Administradora de empresas com mais de 25 anos de experiência em companhias de grande porte multinacionais. É especialista em gestão predial, gestão de obras e de equipes administrativas, multidisciplinares e de facilities. Também é fundadora da Tower Facilities.

Leia também: Ferramenta de gestão de facilities transforma a operação de shoppings

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