Manter as operações sempre saudáveis, aumentar a produtividade e reduzir os custos da operação sem perda de qualidade são os principais desafios do gestor de Facility Management.
Com o uso de um bom software de gestão, como o Optimus, da Construmarket, é possível alcançar os objetivos. Confira!
Como um software de gestão de facilities pode auxiliar o dia a dia?
Os softwares de gestão de facilities, como o Optimus, ajudam a gerar, organizar e priorizar ordens de serviços para as equipes de limpeza, de segurança e de instalações. Com eles, é possível planejar as atividades e garantir a execução efetiva do gerenciamento de facilities e manutenção.
Ao contar com essa ferramenta, os gestores de Facility Management também podem manter um banco de dados com informações sobre os ativos da empresa e vincular os planos de manutenção preventiva e corretiva aos locais, áreas e equipamentos.
Além de consultar os resultados das empresas a qualquer momento, esses profissionais podem tomar decisões com base nos indicadores lançados por essa tecnologia, evitando erros, garantindo a integridade das informações, otimizando tempo e aumentando a produtividade.
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Como fazer a gestão de facilities com o Optimus?
Com o sistema de gerenciamento de facilities e manutenção Optimus, os gestores podem criar planejamentos adequados, organizar o histórico do que foi executado e digitalizar os processos, dinamizando ainda mais os serviços e oferecendo mais qualidade e eficiência aos clientes e aos colaboradores.
A ferramenta oferece uma série de recursos como a permissão de aberturas de ordem de serviços, acesso a planos de manutenção preventiva e a checklists operacionais. Também facilita o levantamento de informações sobre estoque de produtos utilizados nos atendimentos, SLAs (Service Level Agreement, ou seja, Acordo de Nível de Serviço), produtividade e horas trabalhadas pela equipe, equipamentos e rondas realizadas.
Com o software de gestão, é possível gerenciar de maneira segura e eficiente todas as atividades de manutenção solicitadas. A melhor gestão das tarefas permite evitar retrabalhos desnecessários, impactando nos custos da empresa.
A padronização da execução de serviços, com gastos programados de uso de materiais, também contribui para a redução de custos.
O Optimus consegue fornecer informações sobre a quantidade de materiais usados para a realização das tarefas, dados que podem ser usados na escolha do prestador de serviço.
Outro benefício do software é auxiliar na tomada de decisões. Com a plataforma de gestão de manutenção, é possível verificar, por exemplo, se as equipes de manutenção estão ociosas ou sobrecarregadas e também cruzar dados importantes sobre as possíveis origens de um problema e como agir diante dele.
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Quais tipos de negócio podem utilizar um software de gestão de facilities?
O Optimus auxilia na gestão de facilities e se adapta a diversos tipos de negócios. Veja quais são as principais características que essa ferramenta digital oferece para os profissionais da manutenção e para cada tipo de ambiente:
- Shopping center – oferece checklists para a abertura de áreas comuns e notificações para os lojistas;
- Varejo – permite que o gestor coordene equipes internas e prestadores de serviço na mesma plataforma;
- Supermercados – possui planos de manutenção e sensores de temperaturas nas câmaras frias;
- Prestadores de serviços – oferece geolocalização da equipe e aplicativo do solicitante para seus clientes;
- Escolas – contribui para manter os ambientes limpos e permite que as solicitações de serviço sejam feitas através da leitura de QR Code;
- Hotéis – com o auxílio do Optimus, quartos e áreas comuns podem ser liberados com mais velocidade com o uso dos checklists automáticos.
Funcionalidades de uma plataforma de gestão de facilities
Confira as principais funcionalidades do Optimus:
Checklists: com o sistema parametrizado, a necessidade de uma ação operacional para emitir um checklist é eliminada, aumentando a eficiência e tornando a operação mais econômica. Todas as tarefas podem ser programadas e padronizadas através de um controle digitalizado das rondas de segurança, limpeza e medições. Também é possível incluir fotos para comprovar a execução dos serviços.
Planos preventivos: permite personalizar as rotinas e as periodicidades de acordo com a necessidade dos equipamentos, aumentando a disponibilidade deles e reduzindo a quantidade de manutenções corretivas.
Gestão de equipes externas: monitora a movimentação de equipes volantes em tempo real através de GPS e reprograma a rota sempre que uma nova atividade surgir.
Sensores IoT: com os sensores inteligentes integrados, monitora ambientes e equipamentos e auxilia a transformação de dados em decisões.
Gestão de produtividade: mensura a produtividade hora-homem e a quantidade de ordens de serviços atendidas.
Controle de estoque: cadastra todas as peças e permite maior controle das entradas e saídas, dos custos dos itens e do volume de estoque mínimo e máximo, além de receber avisos sobre a necessidade de reposição.
Gestão de documentos: digitaliza arquivos e os mantêm centralizados em um só lugar, facilitando a consulta e o controle de certidões, certificações, laudos, atestados, apólices, manuais e todo o tipo de documento.
Medição de utilidades: permite a visualização dos consumos de energia, água e gás, comparando-os de forma simples e eficiente. Envia relatórios e gráficos via e-mail com comparativo de consumos por local ou equipamento e alerta sobre vazamentos e consumos fora do padrão.
Mensageria: facilita o processo de recebimento e de entrega das correspondências dentro da empresa com tecnologia e mobilidade, incluindo a coleta de assinatura digital dos destinatários.
Notificações: notifica formalmente as não conformidades detectadas em rondas de bombeiros, segurança e auditorias.
Controle de equipamentos: faz o upload de documentos e manuais relacionados aos seus equipamentos ou locais.
Fluxos sequenciais com equipes diferentes: permite fluxos de trabalho envolvendo equipes diferentes que são acionadas automaticamente após a equipe anterior finalizar suas atividades, ideal para equipamentos e áreas com processos complexos e multidisciplinares.
Dashboard: acessa mais de 30 gráficos e 60 tipos de relatórios que consolidam e entregam análises inteligentes e úteis para o dia a dia da operação, incluindo dashboard e gestão por planta baixa.
Conclusão
O Optimus é uma plataforma desenvolvida pelo grupo Construmarket para simplificar todas as operações relacionadas à gestão de Facility Management e manutenção.
Com ela, é possível monitorar espaços, equipamentos e pessoas da melhor forma possível, otimizando e facilitando as tarefas dos profissionais envolvidos com facilities.
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