Os relatórios de manutenção no setor de facilities fornecem informações importantes sobre as operações e a manutenção das instalações de uma empresa.
Os relatórios de manutenção são estratégicos para a gestão de facilities das empresas. Eles garantem que as instalações funcionem eficientemente, mantendo os custos sob controle e atendendo às necessidades dos clientes e dos funcionários.
Além disso, relatórios de manutenção facilitam a identificação dos problemas e a tomada de decisões, ajudam a manter a conformidade das empresas e o monitoramento do desempenho das instalações e são fundamentais na busca da melhoria constante de todas as áreas das organizações.
Com o uso de softwares de gestão especializados, os gestores de FM podem contar com mais de 60 relatórios de manutenção para orientar suas decisões.
9 relatórios de manutenção para todo gestor de facilities
1. Agenda de atividades
Esse documento lista todas as tarefas e atividades planejadas que a equipe de facilities deve executar em um determinado período de tempo, que pode ser diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente.
Essas atividades são, basicamente, as tarefas de manutenção preventiva, de limpeza e os reparos e outras atividades relacionadas às operações do edifício.
O relatório de agenda de atividades pode incluir informações como:
– Data e hora em que a atividade deve ser realizada;
– Tarefa específica a ser executada;
– Local onde a atividade deve ocorrer;
– Recursos necessários para concluir a atividade;
– Tempo necessário para concluir a tarefa;
– Custo associado;
– Status da tarefa (concluída ou pendente).
Com esse relatório, o gestor de manutenção e facilities consegue ter uma visão geral das tarefas que precisam ser realizadas, permitindo que a equipe de facilities planeje adequadamente suas atividades e aloque recursos suficientes para executar as tarefas de maneira eficiente.
2. Custo de manutenção
Apresenta uma análise detalhada dos custos associados à manutenção de instalações em uma organização, fornecendo informações sobre os gastos em peças, equipamentos, mão de obra e outros custos relacionados à manutenção preventiva e corretiva de equipamentos e instalações.
Esse relatório pode incluir informações como:
– Custos de peças e suprimentos;
– Custos de mão de obra;
– Tempo de inatividade de equipamentos;
– Custo de manutenção preventiva;
– Custo de manutenção corretiva;
– Desempenho, tempo de vida útil, frequência de manutenção necessária e outros dados relevantes sobre equipamentos.
É um documento essencial para as empresas. Sem ele, é impossível identificar as oportunidades de redução de custos, otimizar o orçamento e planejar melhor as atividades de manutenção.
Também ajuda a avaliar a eficácia das políticas e procedimentos de manutenção existentes, a identificar áreas de melhoria e a auxiliar na tomada de decisões sobre os investimentos em equipamentos e infraestrutura.
Além dos relatórios de manutenção, clique aqui e baixe nosso e-book sobre “Como reduzir custos na gestão de facilities” e tome decisões mais assertivas sobre os investimentos da empresa.
3. Desempenho energético
Com esse documento, o gestor de FM pode ter um panorama bastante fiel sobre o consumo de energia em um edifício ou instalação, além de saber quais devem ser as ações a serem tomadas para melhorar a eficiência energética.
As principais informações contidas nesse relatório são:
– Consumo de energia total e por unidade de área;
– Análise de dados de energia, incluindo tendências de consumo ao longo do tempo e comparações com benchmarks de eficiência energética;
– Avaliação de sistemas de energia, como HVAC, iluminação e equipamentos, incluindo informações sobre a idade, a eficiência e a manutenção dos equipamentos;
– Ações tomadas para melhorar a eficiência energética, incluindo programas de conservação de energia, investimentos em tecnologias mais eficientes e práticas de operação e manutenção;
– Análise de investimentos e economias de energia geradas pelas iniciativas de eficiência energética.
Com essas informações em mãos, fica muito mais fácil identificar oportunidades de economia de energia e apoiar decisões relacionadas à sua gestão.
Ele também pode ser usado para demonstrar a eficácia de programas de eficiência energética e de investimentos em tecnologias e práticas mais sustentáveis.
4. Disponibilidade de equipamentos
Apresenta informações sobre a disponibilidade e o desempenho dos equipamentos e instalações em uma organização, permitindo que os gestores de facilities monitorem a eficácia das manutenções preventiva e corretiva e determinem se os equipamentos estão disponíveis para uso quando necessários.
Inclui informações como:
– Tempo de atividade dos equipamentos;
– Tempo de inatividade planejado e não planejado;
– Número de chamados de serviço;
– Tempo médio de resposta dos técnicos de manutenção;
– Dados sobre o desempenho do equipamento, como a eficiência energética, a precisão, a qualidade, a capacidade e a confiabilidade.
Esse relatório permite que o gestor de FM possa identificar as áreas de maior necessidade de manutenção e as possíveis falhas.
Isso ajuda a otimizar o planejamento de manutenção, evitando falhas inesperadas, reduzindo o tempo de inatividade e, consequentemente, aumentando a produtividade.
Leia também: O que é análise RAM?
5. Manutenção preventiva
Esse relatório descreve as atividades de manutenção preventiva realizadas nas instalações de uma organização.
Geralmente, inclui as seguintes informações:
– Lista de equipamentos e sistemas inspecionados;
– Data e hora da manutenção;
– Nome do responsável pela manutenção;
– Verificação das condições dos equipamentos e sistemas, incluindo a identificação de possíveis riscos e a necessidade de reparos ou manutenção;
– Atividades realizadas durante a manutenção, como lubrificação, limpeza, ajustes e testes;
– Resultados das inspeções, como a identificação de defeitos ou problemas que necessitem de ações corretivas.
O relatório de manutenção preventiva permite a identificação de problemas antes que eles se tornem críticos, reduzindo o tempo de inatividade e os custos de reparo.
Mas para que a estratégia de prevenção seja realmente eficaz, é essencial que esse relatório forneça informações precisas sobre as condições dos equipamentos e sistemas, pois isso ajuda a identificar tendências e padrões de falhas e a implementar ações corretivas.
Leia também: Plano de manutenção preventiva: como fazer?
6. Lista de ocorrências
Registra eventos ou incidentes ocorridos nas instalações, que podem variar de pequenos problemas, como um vazamento de água, a situações mais graves, como incêndios ou invasões.
Diferente dos outros relatórios de manutenção, o objetivo da lista de ocorrências em facilities é fornecer uma visão geral dos incidentes que ocorreram, permitindo que a equipe avalie as causas e tome medidas para prevenir ou mitigar futuras manutenção corretivas.
Também ajuda a manter um registro completo de todas as ocorrências para fins de auditoria e conformidade regulatória.
Inclui informações como:
– Data, hora e local do incidente;
– Tipo de incidente;
– Gravidade;
– Ações tomadas para resolvê-lo;
– Consequências para a operação da organização;
– Informações sobre o tempo necessário para resolver o problema;
– Custo da resolução.
Com esse documento, a equipe de manutenção e facilities pode identificar os tipos de incidentes que ocorrem com mais frequência e, assim, implementar medidas preventivas.
7. Checklist
Descreve as atividades realizadas durante a ronda de inspeção nas instalações de uma organização.
As rondas são realizadas regularmente para verificar a condição e a segurança das instalações, garantindo a detecção precoce de problemas e a implementação de ações preventivas.
Contém informações como:
– Data e hora da inspeção;
– Nome do responsável pela ronda;
– Áreas visitadas;
– Atividades realizadas;
– Verificação das condições de segurança das instalações;
– Identificação de possíveis riscos e a necessidade de reparos ou manutenção;
– Verificação do funcionamento de sistemas como o de climatização, iluminação, segurança e energia elétrica, entre outros;
– Verificação da limpeza das instalações, incluindo banheiros, áreas de convivência e outras áreas comuns;
– Verificação do estoque de materiais e equipamentos, como produtos de limpeza e suprimentos de escritório;
– Identificação de problemas ou defeitos nas instalações e equipamentos, e documentação dos reparos ou ações corretivas necessárias.
Os relatórios de ronda ajudam a identificar problemas antes que se tornem críticos, reduzindo o tempo de inatividade e os custos de reparo.
Leia mais: Como fazer a gestão de equipes com o Optimus?
8. Satisfação do cliente
Avalia a percepção dos clientes em relação à qualidade e à eficácia dos serviços prestados por uma organização e ajuda a identificar oportunidades de melhoria.
Inclui:
– Aspectos variados da experiência do cliente, como a limpeza das instalações;
– Manutenção dos equipamentos;
– Eficácia dos serviços de segurança e qualidade do atendimento ao cliente;
– Perguntas sobre a qualidade dos serviços prestados, a rapidez na resposta a solicitações e a eficácia da resolução de problemas.
Esse tipo de relatório pode ajudar a melhorar a fidelidade dos clientes e a aumentar a sua satisfação geral.
Deve ser baseado em uma amostra significativa de clientes e utilizar perguntas claras e objetivas.
As respostas dos clientes devem ser analisadas para identificar tendências e padrões e para obter insights sobre as suas necessidades e expectativas.
9. Uso do espaço
Com esse relatório, os gestores de manutenção e facilities podem saber exatamente como um determinado espaço está sendo utilizado em uma instalação.
Pode ser usado para analisar o desempenho de diferentes áreas ou departamentos, identificar oportunidades de melhoria e tomar decisões informadas sobre mudanças futuras.
O relatório de uso de espaço pode incluir uma variedade de informações, como:
– Uso do espaço: quantas pessoas estão usando o espaço, com qual finalidade e quanto tempo elas ficam lá;
– Disponibilidade de espaço: qual é a disponibilidade de espaços individuais e como identificar áreas onde pode ser necessário mais espaço;
– Eficiência do espaço: identifica áreas que estão subutilizadas ou que têm baixo desempenho, permitindo que os gestores tomem medidas para melhorar a eficiência do espaço;
– Níveis de ocupação: mostra como os diferentes espaços estão sendo utilizados em relação aos níveis de ocupação previstos ou esperados.
Dessa forma os gestores podem otimizar o uso do espaço e aprimorar a eficiência dos processos e a experiência do usuário. Também contribui para identificar oportunidades de economia de custos, reduzir o desperdício e melhorar a qualidade do ambiente de trabalho.
Conclusão
Como você pode ver, os relatórios de manutenção são essenciais para garantir que as instalações de uma empresa sejam gerenciadas de forma eficiente, segura e rentável.
Com eles, os gerentes podem tomar as melhores decisões e ainda elaborar estratégias eficazes para melhorar as operações e a manutenção das instalações.
O uso de softwares de gestão de manutenção e facilities, como o Optimus, da Construmarket, entrega aos gestores de FM mais de 60 relatórios de manutenção diferentes, com análises e informações consolidadas úteis para o dia a dia da operação.
Quer saber como o Optimus pode mudar completamente sua gestão de facilities? Clique aqui e agende uma conversa com nossa equipe.
