Como usar geolocalização em facilities?

A geolocalização é uma ferramenta que permite localizar qualquer pessoa, objeto ou equipamento por meio da sua posição geográfica.  

Embora ainda seja pouco usado em facilities, esse recurso pode contribuir, e muito, para uma gestão mais inteligente e eficiente das equipes volantes.  

Com ele, é possível agilizar os atendimentos, facilitar a localização dos serviços e melhorar o direcionamento da demanda.  

“Um dos grandes benefícios da geolocalização é possibilitar que o atendimento seja agrupado, otimizando, assim, o trabalho das equipes”, explica Adriano Cardoso Rocha, analista de processos TI especializado em manutenção e facilities.

O que são equipes volantes?

As equipes volantes são equipes itinerantes, que geralmente trabalham com profissionais altamente capacitados para atuar em diversas atividades.

Na manutenção predial, esses colaboradores executam reparos ou manutenção nos seguintes segmentos:

– Manutenção de condicionadores de ar;

– Parte hidráulica;

– Pequenos reparos civis;

– Reparos de bombas e compressores;

– Serviços de elétrica;

– Serviços em sistemas de incêndio.

Geralmente, esses profissionais fazem seus atendimentos de carro, indo até o local para atuar em pequenos reparos e em manutenções planejadas.

Carregam um “bornal” ou um kit de manutenção, acompanhados de ferramentas e de itens planejados para execução.

Suas visitas devem ser planejadas com os clientes, para a liberação de áreas ou disponibilização dos ambientes para a execução do serviço.

Como a geolocalização auxilia na gestão das equipes volantes?

Independentemente de serem planejados ou não, os serviços de manutenção podem se tornar muito mais eficazes com o uso dos recursos de geolocalização.

Um dos ganhos dessa ferramenta é agilizar a forma de o colaborador chegar até o local do atendimento. Ao dar o ponto exato onde o serviço será executado, é possível evitar que ele fique procurando o local dentro de um prédio ou em um endereço desatualizado e sem “GPS”.  

Com a geolocalização, é possível gerar dashboards para acompanhamento da fila de serviços e direcionar melhor a equipe, agrupar o mapa de execução para o ponto de maior ocorrência e evitar o vai e vem de equipes de forma desnecessária.

Como funciona a geolocalização?

Atualmente, existem algumas maneiras de trabalhar a referência de localização. Os principais modelos adotados são:

Geolocalização com API

O referenciamento da localização através de API (Application Programming Interface ou, em português, Programação de Aplicativos) é um recurso disponibilizado por alguns provedores de serviço.

O serviço fornece um conjunto de instruções que, ao ser integrado à ferramenta, consegue fazer um cruzamento do número de um chamado e da sua origem.

Para esse recurso funcionar, é necessário seguir um padrão de cadastro. Os chamados abertos precisam ser vinculados aos locais dentro do sistema no ato de sua abertura.  

Este vínculo pode ser feito por um usuário ou um canal de atendimento. Isso vai depender dos recursos do sistema e da sua implantação, pois é preciso haver fidedignidade nos cadastros para que funcione junto com a integração via API.   

“Se uma empresa solicitar um atendimento para três endereços diferentes, cada endereço terá uma ordem de serviço aberta que estará vinculada a sua respectiva localização. Dessa forma, é gerado um mapa visual com roteiro de atendimento, o que ajuda o colaborador a priorizar e traçar a melhor rota de trabalho”, explica Rocha.  

Árvore de localização

Muito utilizado em diversas empresas, este modelo é uma geolocalização lógica feita no sistema e que gera uma hierarquia de ambiente, o que facilita a movimentação do colaborador em um ambiente de manutenção privado.

Diferente da API de geolocalização, a árvore de localização não dispõe de integração com nenhum mecanismo e é feita diretamente no sistema informatizado de forma padronizada.  

É possível definir os ambientes da seguinte forma:

– Prédio central

               – 1º Andar

                               – Corredor

                                               – Sala 01

                                               – Sala 02

               – 2º Andar

                               – Corredor

                                               – Casa de máquinas

                                               – BMS (Building Management System)

Desta forma, cada item tem um código de cadastro que é vinculado ao chamado.

“Funciona da mesma forma do modelo de geolocalização, mas atendendo um ambiente privado”, lembra Rocha.

Localização do equipamento x área de atendimento

Neste modelo, existe um cadastro de equipamento, que também carrega a informação do local (na maioria das vezes, a casa de máquinas) e a área que ele atende.

O chamado é aberto para o equipamento que carrega a área de atendimento, possibilitando o colaborador ir até o ambiente da solicitação.

“O solicitante pode abrir um chamado para o FanCoil 10 solicitando ajuste de temperatura. Se o equipamento estiver operando manualmente, o colaborador poderá ir direto na casa de máquinas. Caso não, a automação (BMS ou Building Management System) precisará saber o ambiente que ele atende para aferir a temperatura. Isso vale para bombas, iluminação e sistemas de incêndio, para citar alguns exemplos”, exemplifica o analista.

 

 

Informações e métricas obtidas

Com a geolocalização, é possível obter os seguintes dados:

– Tempo de deslocamento;

– Tempo médio de atendimento (medido do início do atendimento ao chegar no local da execução até a finalização do serviço);

– Definição de SLA (Service Level Agreement ou, em português, Acordo de Nível de Serviço), baseado nos históricos de execução e de deslocamento;

– Distância percorrida;

– Gráfico de mancha, mapeando a área de maior demanda e dando foco na execução e no escalonamento da equipe para “zona quente” (que detém a maior demanda).

 

 

Como funciona a geolocalização no Optimus?

Para usar a geolocalização no Optimus é preciso cadastrar a latitude e a longitude das unidades de cada cliente.

Com esses dados cadastrados, ao abrir o mapa, será possível ver pequenos pontos que sinalizam a localização de cada cliente.

As rotas seguidas pelos técnicos são facilmente visualizadas, e o andamento dos serviços pode ser acompanhado pelos gestores de manutenção.

“Conseguimos ver o status das ordens de serviço em cada uma dessas unidades, se estão abertas, em andamento ou se foram fechadas, quantas ordens de serviço o técnico conseguiu atender e qual foi o técnico que atendeu, dentre outros dados gerados”, explica Junio Warley, líder de customer success da Construmarket.

Apesar dos seus benefícios, um dos grandes desafios para a difusão da geolocalização na gestão de facilities, segundo Warley, ainda é a falta de cultura de uso da ferramenta.

“É preciso treinar e reeducar os gestores para que eles entendam e façam bom uso desse recurso”, completa.

Conclusão

Como você pode ver, são inúmeras as vantagens da geolocalização na gestão das equipes volantes. Com o uso de softwares adequados integrados a essa ferramenta, o gestor de manutenção pode agilizar e melhorar ainda mais os atendimentos dos seus colaboradores.

 

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COLABORAÇÃO TÉCNICA

Adriano Cardoso Rocha – Analista de processos TI especializado em manutenção e facilities

Junio Warley – Líder de customer success da Construmarket

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