7 erros em gestão de facilities que comprometem a operação

Otimizar processos, reduzir custos e garantir o bem-estar e a produtividade das pessoas são algumas das principais funções da gestão de facilities.  

Por tudo isso, essa área é considerada estratégica para qualquer negócio. Quando em perfeito funcionamento, permite que as empresas possam executar suas atividades-fim sem maiores percalços.

Mas alguns erros em gestão de facilities podem surgir e afetar a operação das empresas, comprometendo os resultados. Confira abaixo quais são eles e como evitá-los.  

Erro 1: Descuidar das prioridades

Falta de priorização é um dos principais pontos falhos na gestão de facilities. Como consequência, pode trazer prejuízos como o aumento do custo da operação, o comprometimento dos orçamentos, o desgaste de equipamentos e relações e a alta rotatividade de pessoas dentro de uma empresa.

“O tempo é o ápice da liberdade e da isonomia, tudo e todos temos as mesmas 24 horas todos os dias. Dentro deste espaço temporal elencar atividades, prioridades, urgências e projetos é um dos fatores determinantes para o sucesso da sua operação de facilities”, explica Katia Gadelha, coordenadora de facilities, SESMT (Serviço Especializado em Engenharia de Eegurança e em Medicina do Trabalho) e segurança patrimonial na C&A.  

Para evitar que essa falha ocorra, estabeleça um planejamento consistente e analítico em curto, médio e longo prazo, com métodos, cronogramas e planos de ação eficazes.  

Erro 2: Negligenciar o gerenciamento de dados

Como já preconizava o estatístico estadunidense William Edwards Deming em 1950, “não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e não há sucesso no que não se gerencia”. 

Portanto, qualquer melhoria dentro de uma empresa só acontece quando se aposta em medições e no gerenciamento correto dos seus resultados.  

A negligência nessa etapa da operação pode afetar, e muito, o crescimento da produtividade (tanto dos equipamentos quanto das pessoas), a redução de custos e a otimização dos processos e das operações.

A inconsistência ou a inexistência de dados causadas pela falta ou pela precariedade nas ferramentas sistematizadas de input e de controle das informações podem ser uma das causas desse tipo de falha.  

A saída para evitá-la é apostar na execução do ciclo contínuo do “PDCA”, ou seja:

Plan – planejar;

Do – fazer ou executar;

Check – checar ou mensurar;

Act – agir.

Outra dica valiosa é acompanhar as métricas e KPI’s (Key Performance Indicator). São estes dados que dão visibilidade ao desempenho e aos resultados da área de facilities e a tornam parte da estratégia do negócio.  

Erro 3: Olhar o fornecedor como um adversário e não como um parceiro

Gestão de facilities é uma mesa é redonda! Isso significa que não pode haver, em hipótese nenhuma, vieses de lados.

“A forma como se deve fazer a gestão dos fornecedores é muito simples: sempre na base da parceria. A partir do momento que o contrato é formalizado, a relação está oficializada e o objetivo será encontrar as melhores soluções e experiências para as pessoas e os espaços”, acredita Gadelha.

Caso o foco não seja esse, é possível que haja perda de eficiência financeira e operacional dos serviços contratados.  

Por isso, é importante apostar em uma gestão parceira próxima e ter amplo conhecimento de todo ciclo do contrato e das oportunidades e soluções que os fornecedores têm para oferecer.

 

 

 

 

Erro 4: Falta de aperfeiçoamento

Aprender é o caminho para entender e atender melhor as demandas das operações. Para que o gestor seja parte da solução em Facilities Management é imprescindível que ele mantenha uma constância na busca pelo conhecimento.

A falta de aperfeiçoamento prejudica não apenas o crescimento da área, mas também os profissionais dentro e fora das organizações.  

O aprendizado contínuo deve ser administrado com planejamento, junto com toda a rotina da operação, o tempo e o fator econômico de cada profissional.  

Vale lembrar que o aperfeiçoamento não está relacionado apenas à formação acadêmica formal (como faculdades, centros técnicos ou escolas, por exemplo), mas também com a leitura de livros, de artigos, de periódicos, de conteúdo em mídia e de redes sociais disponíveis na internet, além do benchmarking com organizações de diversos segmentos, treinamentos e cursos rápidos de especialização.  

Erro 5: Desprezar treinamentos e a educação da equipe

O profissional de facilities que cuida da gestão de uma operação também tem em mãos o desafio de capacitar o time através de incentivos e de investimentos em treinamento e educação.  

Sem esses estímulos, os profissionais se sentirão desmotivados, sem atualização e poderão apresentar resultados abaixo do esperado pelo negócio.  

A alternativa para vencer esse desafio é desenvolver e capacitar os profissionais em hard e soft skills, traçar planos de desenvolvimento individuais, treinar técnicos de acordo com habilidades e funções e investir em mentorias e feedbacks.  

Erro 6: Menosprezar a necessidade de inovação

Olhar somente pelo prisma dos padrões conhecidos e enraizados em uma cultura pode deixar o gestor de facilities “cego” ao que está ao seu redor e além dele, o que o impedirá de encontrar soluções inovadoras.  

Essa falha acontece quando o gestor fica na sua zona de conforto ou então está absorvido pela cultura organizacional, o que acaba limitando seu trabalho e sua autonomia.  

Como consequência, além da falta de inovação, a insatisfação do cliente interno também aumenta.

“É preciso agir, ser crítico, questionar, investigar, trocar conhecimento e experiências. Padrões estabelecidos não são a verdade absoluta e o ‘sempre foi assim’ deve ser substituído pelo ‘não deve ser assim’”, lembra Katia Gadelha.

Erro 7: Fugir da proatividade

Para buscar soluções realmente inovadoras, sustentáveis e que geram valor à operação, é preciso que o gestor mantenha sempre um ponto de vista e uma ação proativos.

Sem esse foco, é possível que haja muitos prejuízos e desgastes econômicos, operacionais e organizacionais, como contratações equivocadas, serviços de baixa qualidade, queda da satisfação do cliente interno e ruído com os stakeholders.

Como evitar os erros em gestão de facilities?

Falhas no atendimento de serviços ou atendimentos atrasados, falta de padronização da qualidade do serviço prestado pelas equipes e custos extras desnecessários podem acontecer em uma organização mal gerenciada.

Mas é possível rastrear e identificar as principais falhas e erros cometidos nos processos com o auxílio de um bom software de gestão de facilities.

“Os softwares podem identificar todo os erros já que tudo o que for cadastrado no sistema é passível de ser reportado e rastreado”, explica Igor Godoy Meneghin, gerente de contas da área de facilities e manutenção industrial da Construmaket.  

Além do uso da tecnologia, outra dica é investir pesado na chamada manutenção preditiva, cujo foco é investigativo.

Nessa modalidade, é possível identificar, prever e estabelecer um plano de ação que atuará de forma preventiva, com métodos como anamnese com equipes, profissionais de manutenção, zeladorias e clientes internos.

“Já quando o assunto for gestão, construa relações com conexões genuínas, seja e esteja presente e compartilhe e troque experiências para expandir as oportunidades e soluções com o mercado de facilities”, incentiva Gadelha.

Conclusão

A área de facilities tem crescido muito ao longo dos últimos anos e quanto mais preparado e qualificado o gestor estiver, mais oportunidades ele terá. Vale lembrar que além da adoção das boas práticas de gestão e da capacitação do profissional, apostar em tecnologias de gestão de facilities, como os softwares, por exemplo, também é uma boa alternativa para minimizar os erros nas operações.  

 

 

 

 

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COLABORAÇÃO TÉCNICA

Igor Godoy Meneghin – gerente de contas da área de facilities e manutenção industrial da Construmaket

Katia Gadelha – coordenadora de facilities, SESMT (Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho) e segurança patrimonial na C&A

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