Confira 9 importantes relatórios de manutenção

Os relatórios de manutenção no setor de facilities fornecem informações importantes sobre as operações e a manutenção das instalações de uma empresa.

Os relatórios de manutenção são estratégicos para a gestão de facilities das empresas. Eles garantem que as instalações funcionem eficientemente, mantendo os custos sob controle e atendendo às necessidades dos clientes e dos funcionários.

Além disso, relatórios de manutenção facilitam a identificação dos problemas e a tomada de decisões, ajudam a manter a conformidade das empresas e o monitoramento do desempenho das instalações e são fundamentais na busca da melhoria constante de todas as áreas das organizações.

Com o uso de softwares de gestão especializados, os gestores de FM podem contar com mais de 60 relatórios de manutenção para orientar suas decisões.

9 relatórios de manutenção para todo gestor de facilities

1. Agenda de atividades

Esse documento lista todas as tarefas e atividades planejadas que a equipe de facilities deve executar em um determinado período de tempo, que pode ser diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente.

Essas atividades são, basicamente, as tarefas de manutenção preventiva, de limpeza e os reparos e outras atividades relacionadas às operações do edifício.

O relatório de agenda de atividades pode incluir informações como:

– Data e hora em que a atividade deve ser realizada;

– Tarefa específica a ser executada;

– Local onde a atividade deve ocorrer;

– Recursos necessários para concluir a atividade;

–  Tempo necessário para concluir a tarefa;

– Custo associado;

– Status da tarefa (concluída ou pendente).

Com esse relatório, o gestor de manutenção e facilities consegue ter uma visão geral das tarefas que precisam ser realizadas, permitindo que a equipe de facilities planeje adequadamente suas atividades e aloque recursos suficientes para executar as tarefas de maneira eficiente.

2. Custo de manutenção

Apresenta uma análise detalhada dos custos associados à manutenção de instalações em uma organização, fornecendo informações sobre os gastos em peças, equipamentos, mão de obra e outros custos relacionados à manutenção preventiva e corretiva de equipamentos e instalações.

Esse relatório pode incluir informações como:

– Custos de peças e suprimentos;

– Custos de mão de obra;

– Tempo de inatividade de equipamentos;

– Custo de manutenção preventiva;

– Custo de manutenção corretiva;

– Desempenho, tempo de vida útil, frequência de manutenção necessária e outros dados relevantes sobre equipamentos.

É um documento essencial para as empresas. Sem ele, é impossível identificar as oportunidades de redução de custos, otimizar o orçamento e planejar melhor as atividades de manutenção.

Também ajuda a avaliar a eficácia das políticas e procedimentos de manutenção existentes, a identificar áreas de melhoria e a auxiliar na tomada de decisões sobre os investimentos em equipamentos e infraestrutura.

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3. Desempenho energético

Com esse documento, o gestor de FM pode ter um panorama bastante fiel sobre o consumo de energia em um edifício ou instalação, além de saber quais devem ser as ações a serem tomadas para melhorar a eficiência energética.

As principais informações contidas nesse relatório são:

– Consumo de energia total e por unidade de área;

– Análise de dados de energia, incluindo tendências de consumo ao longo do tempo e comparações com benchmarks de eficiência energética;

– Avaliação de sistemas de energia, como HVAC, iluminação e equipamentos, incluindo informações sobre a idade, a eficiência e a manutenção dos equipamentos;

– Ações tomadas para melhorar a eficiência energética, incluindo programas de conservação de energia, investimentos em tecnologias mais eficientes e práticas de operação e manutenção;

– Análise de investimentos e economias de energia geradas pelas iniciativas de eficiência energética.

Com essas informações em mãos, fica muito mais fácil identificar oportunidades de economia de energia e apoiar decisões relacionadas à sua gestão.

Ele também pode ser usado para demonstrar a eficácia de programas de eficiência energética e de investimentos em tecnologias e práticas mais sustentáveis.

4. Disponibilidade de equipamentos

Apresenta informações sobre a disponibilidade e o desempenho dos equipamentos e instalações em uma organização, permitindo que os gestores de facilities monitorem a eficácia das manutenções preventiva e corretiva e determinem se os equipamentos estão disponíveis para uso quando necessários.

Inclui informações como:

– Tempo de atividade dos equipamentos;

– Tempo de inatividade planejado e não planejado;

– Número de chamados de serviço;

– Tempo médio de resposta dos técnicos de manutenção;

– Dados sobre o desempenho do equipamento, como a eficiência energética, a precisão, a qualidade, a capacidade e a confiabilidade.

Esse relatório permite que o gestor de FM possa identificar as áreas de maior necessidade de manutenção e as possíveis falhas.

Isso ajuda a otimizar o planejamento de manutenção, evitando falhas inesperadas, reduzindo o tempo de inatividade e, consequentemente, aumentando a produtividade.

Leia também: O que é análise RAM?

5. Manutenção preventiva

Esse relatório descreve as atividades de manutenção preventiva realizadas nas instalações de uma organização.

Geralmente, inclui as seguintes informações:

– Lista de equipamentos e sistemas inspecionados;

– Data e hora da manutenção;

– Nome do responsável pela manutenção;

– Verificação das condições dos equipamentos e sistemas, incluindo a identificação de possíveis riscos e a necessidade de reparos ou manutenção;

– Atividades realizadas durante a manutenção, como lubrificação, limpeza, ajustes e testes;

– Resultados das inspeções, como a identificação de defeitos ou problemas que necessitem de ações corretivas.

O relatório de manutenção preventiva permite a identificação de problemas antes que eles se tornem críticos, reduzindo o tempo de inatividade e os custos de reparo.

Mas para que a estratégia de prevenção seja realmente eficaz, é essencial que esse relatório forneça informações precisas sobre as condições dos equipamentos e sistemas, pois isso ajuda a identificar tendências e padrões de falhas e a implementar ações corretivas.

Leia também: Plano de manutenção preventiva: como fazer?

6. Lista de ocorrências

Registra eventos ou incidentes ocorridos nas instalações, que podem variar de pequenos problemas, como um vazamento de água, a situações mais graves, como incêndios ou invasões.

Diferente dos outros relatórios de manutenção, o objetivo da lista de ocorrências em facilities é fornecer uma visão geral dos incidentes que ocorreram, permitindo que a equipe avalie as causas e tome medidas para prevenir ou mitigar futuras manutenção corretivas.

Também ajuda a manter um registro completo de todas as ocorrências para fins de auditoria e conformidade regulatória.

Inclui informações como:

– Data, hora e local do incidente;

– Tipo de incidente;

– Gravidade;

– Ações tomadas para resolvê-lo;

– Consequências para a operação da organização;

– Informações sobre o tempo necessário para resolver o problema;

– Custo da resolução.

Com esse documento, a equipe de manutenção e facilities pode identificar os tipos de incidentes que ocorrem com mais frequência e, assim, implementar medidas preventivas.

7. Checklist

Descreve as atividades realizadas durante a ronda de inspeção nas instalações de uma organização.

As rondas são realizadas regularmente para verificar a condição e a segurança das instalações, garantindo a detecção precoce de problemas e a implementação de ações preventivas.

Contém informações como:

– Data e hora da inspeção;

–  Nome do responsável pela ronda;

– Áreas visitadas;

– Atividades realizadas;

– Verificação das condições de segurança das instalações;

– Identificação de possíveis riscos e a necessidade de reparos ou manutenção;

– Verificação do funcionamento de sistemas como o de climatização, iluminação, segurança e energia elétrica, entre outros;

– Verificação da limpeza das instalações, incluindo banheiros, áreas de convivência e outras áreas comuns;

– Verificação do estoque de materiais e equipamentos, como produtos de limpeza e suprimentos de escritório;

– Identificação de problemas ou defeitos nas instalações e equipamentos, e documentação dos reparos ou ações corretivas necessárias.

Os relatórios de ronda ajudam a identificar problemas antes que se tornem críticos, reduzindo o tempo de inatividade e os custos de reparo.

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8. Satisfação do cliente

Avalia a percepção dos clientes em relação à qualidade e à eficácia dos serviços prestados por uma organização e ajuda a identificar oportunidades de melhoria.

Inclui:

– Aspectos variados da experiência do cliente, como a limpeza das instalações;

– Manutenção dos equipamentos;

– Eficácia dos serviços de segurança e qualidade do atendimento ao cliente;

– Perguntas sobre a qualidade dos serviços prestados, a rapidez na resposta a solicitações e a eficácia da resolução de problemas.

Esse tipo de relatório pode ajudar a melhorar a fidelidade dos clientes e a aumentar a sua satisfação geral.

Deve ser baseado em uma amostra significativa de clientes e utilizar perguntas claras e objetivas.

As respostas dos clientes devem ser analisadas para identificar tendências e padrões e para obter insights sobre as suas necessidades e expectativas.

9. Uso do espaço

Com esse relatório, os gestores de manutenção e facilities podem saber exatamente como um determinado espaço está sendo utilizado em uma instalação.

Pode ser usado para analisar o desempenho de diferentes áreas ou departamentos, identificar oportunidades de melhoria e tomar decisões informadas sobre mudanças futuras.

O relatório de uso de espaço pode incluir uma variedade de informações, como:

– Uso do espaço: quantas pessoas estão usando o espaço, com qual finalidade e quanto tempo elas ficam lá;

– Disponibilidade de espaço: qual é a disponibilidade de espaços individuais e como identificar áreas onde pode ser necessário mais espaço;

– Eficiência do espaço: identifica áreas que estão subutilizadas ou que têm baixo desempenho, permitindo que os gestores tomem medidas para melhorar a eficiência do espaço;

– Níveis de ocupação: mostra como os diferentes espaços estão sendo utilizados em relação aos níveis de ocupação previstos ou esperados.

Dessa forma os gestores podem otimizar o uso do espaço e aprimorar a eficiência dos processos e a experiência do usuário. Também contribui para identificar oportunidades de economia de custos, reduzir o desperdício e melhorar a qualidade do ambiente de trabalho.

Conclusão

Como você pode ver, os relatórios de manutenção são essenciais para garantir que as instalações de uma empresa sejam gerenciadas de forma eficiente, segura e rentável.

Com eles, os gerentes podem tomar as melhores decisões e ainda elaborar estratégias eficazes para melhorar as operações e a manutenção das instalações.

O uso de softwares de gestão de manutenção e facilities, como o Optimus, da Construmarket, entrega aos gestores de FM mais de 60 relatórios de manutenção diferentes, com análises e informações consolidadas úteis para o dia a dia da operação.

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