O que é gestão de facilities e como fazê-la?

Depois de entregue, uma obra tem um ciclo de vida útil de aproximadamente 50 anos. Mas isso só é possível se ela for corretamente gerenciada e se suas instalações operarem dentro das condições indicadas.

Para que o edifício tenha o desempenho programado, é fundamental fazer a gestão de manutenção e facilities das suas instalações.

Entenda o que é gestão de facilities e como fazê-la!

 

O que é gestão de facilities e qual sua importância?

Um espaço sujo, descuidado e desorganizado pode ser bastante prejudicial para a saúde física e mental dos usuários. Essas condições prejudicam a produtividade e, consequentemente, a competitividade das empresas, além de aumentar o risco de problemas de saúde para os funcionários.

A gestão de manutenção e facilities é essencial para evitar que isso ocorra. Mas o que é gestão de facilities?

O termo facilities vem da palavra em inglês facility, que significa instalação ou facilidade. Quando falamos de Facility Management, estamos falando de gestão de facilities, ou seja, do gerenciamento das instalações de uma edificação.

Nessa atividade, estão englobadas todas as atividades de administração, manutenção e operação dos espaços públicos.

Com uma gestão de manutenção e facilities eficiente, as instalações podem funcionar de maneira segura e eficaz, atendendo as necessidades, o conforto e o bem-estar dos seus usuários.

Além de garantir que as operações das organizações se desenvolvam sem sobressaltos, o gerenciamento de facilities também é fundamental para a imagem das organizações e para incentivar a implementação de práticas sustentáveis.

Por fim, uma boa gestão de facilities pode ajudar a reduzir custos operacionais, aumentar a eficiência do espaço e dos recursos, melhorar a produtividade e satisfação dos funcionários e garantir a conformidade com regulamentos e normas de saúde e segurança.

 

Quais são os principais serviços de facilities?

A gestão de facilities inclui uma série de serviços essenciais para a operação dos edifícios e a escolha deles dependerá das necessidades específicas de cada instalação.

Em geral, são eles:

– Limpeza e higienização;

– Manutenção preventiva e corretiva;

– Segurança patrimonial;

– Serviços de recepção e atendimento;

– Gerenciamento de espaço;

– Gerenciamento de resíduos;

– Serviços de alimentação;

– Serviços de tecnologia da informação;

– Paisagismo;

– Serviços de gestão ambiental.

 

Como fazer uma boa gestão de facilities?

A gestão de facilities envolve a administração de múltiplos serviços e processos que são necessários para garantir o funcionamento eficiente de um espaço público, seja ele comercial ou residencial.

Mas não basta apenas fazê-la. É preciso que esse gerenciamento seja eficiente e muito bem planejado.

Acompanhe algumas dicas para melhorar a sua gestão:

 

1. Identifique as necessidades

Há uma série de práticas que são comuns a todas as edificações, mas o gestor deve estar atento às necessidades específicas de cada operação antes de traçar um plano de ação.

O profissional deve mapear todas as áreas que apresentam problemas ou que precisam de atenção especial, como aquelas que estão sempre sujas ou constantemente danificadas ou cuja segurança precise de melhoria.

Outros itens que devem passar por avaliações são os sistemas de energia, de água, limpeza e manutenção.

Esses sistemas estão funcionando corretamente? Precisam de manutenção? Qual o nível de limpeza e qual é o cronograma para a realização dessa atividade? Quais itens exigem manutenção imediata?

Responder essas perguntas é fundamental nessa fase de análise das condições do edifício.

 

2. Crie um plano de ação

Depois de identificar as necessidades específicas e definir os objetivos da gestão de facilities, o próximo passo é criar um plano com as ações estratégicas que serão colocadas em prática.

Essas ações devem ser definidas de acordo com as prioridades levantadas na etapa anterior. Estabeleça prazos para cada ação identificada e certifique-se de que eles sejam viáveis, sempre levando em consideração a disponibilidade de recursos e a complexidade da tarefa.

Durante essa fase, é preciso levantar quais são os recursos necessários para a execução de cada ação e definir quem será responsável por sua execução. Certifique-se de que cada membro da equipe esteja ciente de sua responsabilidade.

O ideal é contar com um plano de manutenção preventiva que vise diminuir ou impedir defeitos em equipamentos e estruturas, aumentando a vida útil desses itens.

3. Organize as equipes

Paralelamente ao desenvolvimento do plano estratégico, o gestor de manutenção e facilities deve montar uma equipe para realizar os serviços e tarefas demandados.

Quando necessário, a gestão de manutenção e facilities deve fornecer treinamentos e capacitações para suas equipes, suprindo lacunas de conhecimento que podem prejudicar a qualidade e a produtividade dos serviços prestados.

Além de oferecer todas as ferramentas e recursos para a realização das tarefas, é essencial estabelecer padrões de desempenho. Defina metas e expectativas realistas e deixe bem claro o que a gestão espera de cada colaborador.

Leia também: Como fazer a gestão de equipes com o Optimus

 

4. Monitore e avalie o desempenho dos serviços

Sem monitoramento e avaliação, é impossível melhor a eficácia e a qualidade da gestão de facilities.

Uma das melhores ferramentas para isso são os indicadores de desempenho, também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicador ou, em português, indicador chave de desempenho).

Existem vários indicadores que podem auxiliar os gestores, como os que avaliam o tempo médio de resposta para chamados de manutenção, o índice de satisfação dos usuários e o custo de operação do edifício, para citar alguns exemplos.

O uso de ferramentas como planilhas, sistemas de gestão de facilities ou softwares de monitoramento é essencial para aprimorar a coleta e o armazenamento dos dados para cada indicador.

Com os dados coletados, é preciso analisá-los para identificar tendências e padrões que possam indicar problemas ou oportunidades de melhoria.

 

5. Revise e atualize o plano de gestão

Depois de colocá-lo em prática e analisar o desempenho da gestão de manutenção e facilities, é hora de identificar os gargalos e quais ajustes precisam ser feitos.

Assim, será possível atualizar as estratégias e permitir melhorias contínuas no gerenciamento das edificações.

Além de rever o plano existente, nessa etapa o gestor também pode identificar novas necessidades e colher o feedback dos usuários e dos proprietários dos edifícios, implementando mudanças quando necessárias.

 

6. Use tecnologia

Uma boa gestão de manutenção e facilities deve ser feita com o apoio da tecnologia. Com um bom software especializado, o gestor consegue automatizar muitas tarefas manuais e repetitivas, aumentando a eficiência do gerenciamento.

Essas plataformas também melhoram a comunicação entre os membros da equipe e os usuários do edifício, ajudando a informar sobre as solicitações de serviços abertas e atualizando o status de projetos ou reparos.

Com softwares de gestão de facilities, é possível planejar e gerenciar melhor os orçamentos e aprimorar a tomada de decisões, já que eles oferecem dados e informações em tempo real sobre o desempenho da gestão, permitindo que os gerentes de facilities ajam de forma estratégica.

Leia também: 8 benefícios de usar um software de gestão de facilities

 

Conclusão

É praticamente impossível pensar em uma operação saudável de um edifício sem contar com uma excelente de gestão de manutenção e facilities.

Para que ela possa ser executada com excelência, os gestores devem observar uma série de boas práticas e ainda contar com as melhores ferramentas tecnológicas do mercado.

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