Dimensionar corretamente a mão de obra, gerenciar terceiros e garantir o atendimento eficiente de todas as ordens de serviços são alguns dos desafios da gestão de facility management.
Sem o controle desses pontos críticos, fica difícil administrar as demandas do dia a dia e assegurar a satisfação dos usuários das edificações.
Mas com tecnologias adequadas, como a plataforma Optimus, da Construmarket, é possível aumentar a eficiência da gestão de equipes.
Confira como!
Uma equipe bem gerenciada é uma das chaves do sucesso da gestão de facility management. Por isso, é essencial que os gestores adotem um conjunto de boas práticas para melhorar o desempenho dos seus colaboradores, sejam eles fixos ou terceirizados.
O ideal é focar no uso de estratégias e tecnologias que possam contribuir para que as equipes cheguem às metas estipuladas e às necessidades identificadas.
Com o uso dessas ferramentas combinadas, é possível aumentar a eficiência e a produtividade dos trabalhadores.
Vale lembrar que o papel do líder é essencial para conduzi-los aos objetivos das organizações e também para garantir o bem-estar de todos. O gestor deve estar aberto para dar e receber feedbacks, oferecer autonomia e estimular a interação entre os colaboradores.
Como já mencionado, uma boa gestão de equipes ajuda a aumentar a produtividade e a motivação dos colaboradores. Mas não é só isso: também melhora a efetividade e os resultados da área de manutenção e facilities.
Para atingir esses objetivos, os gestores de facility management precisam saber tudo o que se passa com suas equipes, focando em alguns pontos fundamentais, tais como:
– Conhecer as tarefas que estão sendo executadas pelos técnicos;
– Levantar o tempo gasto em cada ordem de serviço (OS);
– Identificar o local e os ativos que estão passando por manutenção;
– Saber o custo da mão de obra para a execução de cada tarefa;
– Analisar se há colaboradores ociosos ou se há subdimensionamento das equipes.
De acordo com Junio Warley Bastos dos Santos, coordenador de CS da Construmarket, um dos maiores gargalos que podem afetar a gestão de equipes é a falta de mão de obra para executar as tarefas de manutenção.
“Isso costuma ocorrer quando o gestor não tem relatórios e gráficos que mostrem quantas horas-homem estão sendo consumidas durante um determinado período. Sem esses dados, não é possível ter visibilidade do que está sendo feito e nem dimensionar o que a unidade gerenciada necessita”, explica.
O controle da quantidade da mão de obra também é essencial para evitar estouros nos orçamentos.
“É comum que o gestor gaste mais com outros itens quando, na verdade, os recursos podiam ser direcionados para garantir um quadro técnico bem dimensionado para compor a equipe de manutenção. Mas o contrário também acontece: a equipe pode ter muitos colabores ociosos, e os recursos usados para pagá-los poderiam ser redirecionados para outras áreas ou atividades”, completa Bastos dos Santos.
Muitas empresas ainda não digitalizam a gestão das suas equipes. Com todo o controle do fluxo de trabalho feito no papel, fica difícil gerar relatórios gráficos que contenham informações detalhadas sobre o andamento de cada atividade.
“Sem um bom software de gestão de manutenção e facilities, os gestores só podem verificar o que está sendo feito, mas não conseguem controlar o que não está sendo executado”, lembra o coordenador.
Com a plataforma Optimus, da Construmarket, o gestor consegue registrar todas as informações relacionadas às equipes e ao fluxo de demandas. Assim, consegue ter um controle muito maior da mão de obra, obter maior produtividade e organizar o fluxo de atendimento das demandas.
No Optimus, todas as ordens de serviços, também conhecidas como OSs, ficam organizadas, evitando que se percam ou passem “batidas” e não sejam atendidas.
“Qualquer extravio de OS prejudica muito o controle do que está sendo executado”, ressalta Bastos dos Santos.
Com o Optimus, a organização e o controle das equipes ficam muito mais eficientes.
Dentro do módulo “Técnico”, por exemplo, é possível cadastrar todas as equipes e também registrar os profissionais com atuações mais específicas.
Ainda nesse módulo, a função georreferenciamento permite identificar a localização dos técnicos volantes.
“Algumas equipes rodam por várias unidades. Pelo georreferenciamento, é mais fácil controlar onde está o técnico, como está o serviço de manutenção e quais são os status desses chamados: se estão em aberto, se já foram despachados, se estão em andamento ou se estão pendentes por algum motivo. Pelo mapa, é possível verificar onde o técnico está e o que ele está fazendo”, explica o coordenador.
Outro recurso disponibilizado pelo Optimus é o relatório de rondas, que traz informações sobre as rondas e os locais em que estão sendo executadas.
Essa função permite verificar a disponibilidade da equipe para trabalhar em um determinado período de um mês, o total de OSs executadas, as horas trabalhadas, os checklists e a produtividade dos técnicos.
“É mais fácil identificar se há algum técnico com baixa produtividade, se há profissionais mais sobrecarregados do que outros e ainda se a equipe está ou não superdimensionada. Desse modo, consigo dimensionar as OSs e distribuir os serviços de forma mais eficiente”, completa Bastos dos Santos.
No Optimus, quem faz os cadastros das equipes e dos técnicos é o planejador ou o administrador da plataforma. É possível cadastrar todos os colaboradores de acordo com suas funções e cargos exercidos e o valor da hora trabalhada de cada um. Com isso, é possível calcular de forma automática o custo da mão de obra.
Um dos maiores diferenciais da plataforma Optimus é sua timeline. Nela, o filtro é feito por semana e o último trabalho executado pelo técnico pode ser facilmente visualizado.
“Essa função ajuda a monitorar o que está sendo executado em tempo real. Não é necessário esperar a finalização de um trabalho para fazer a consulta”, explica o coordenador.
Sem uma boa gestão de equipes, é impossível ter o controle dos status das OSs e ter uma visão clara sobre a produtividade e o valor da hora trabalhada de cada colaborador.
A falta desses dados pode prejudicar bastante a tomada de decisões e, consequentemente, a efetividade da área de facilities.
Apostar em soluções como os softwares de manutenção e facilities, como o Optimus, ajuda a evitar problemas na gestão dos colaboradores.
TEXTO: Gisele Cichinelli
COLABORAÇÃO TÉCNICA
Junio Warley Bastos dos Santos – coordenador de CS da Construmarket
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