5 passos para usar checklist em gestão de facilities

O checklist é uma lista de itens que devem ser verificados dentro de periodicidades pré-estabelecidas pela gestão de facilities.

Essa ferramenta permite aos profissionais da área acompanhar de forma sistematizada o status dos seus processos, equipamentos e serviços.

Com isso, é possível corrigir falhas pontuais, atender as demandas diárias e antecipar necessidades futuras.

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Como os checklists podem contribuir para organizar a rotina na área de facilities?

Ao estabelecer rotinas pré-determinadas e verificações sistemáticas, é possível captar informações padronizadas, que auxiliam a conectar processos ou ferramentas já existentes.

Os checklists também ajudam a identificar as tarefas prioritárias e a concentrar a visualização de informações, de prazos e de todos os profissionais envolvidos na realização dos serviços.

“Outra vantagem dessa ferramenta é a melhoraria da comunicação entre as áreas e entre os fornecedores e os clientes. Com uma visão mais ampla da organização, as soluções são mais rápidas e abrangentes, minimizando possíveis impactos para as pessoas ou para a infraestrutura das empresas”, argumenta Ricardo Barros, gerente de facilities do Grupo Konecta.

Leia também: Como tomar decisões baseadas em dados e indicadores?

E o que deve ser considerado na hora de montar um checklist?

O checklist de facilities pode ser aplicado tanto para o time operacional como para a equipe tática e estratégica.

Quando direcionado ao time operacional, deve priorizar todas as rotinas de avaliação dos ambientes, dos equipamentos e dos serviços a serem executados em determinado local.

“O checklist operacional deve trazer o levantamento de todas as atividades que estão sob a gestão da área de facilities”, explica Barros.  

Já para o time tático e estratégico, o checklist deve focar na validação das informações que foram originadas pelo time operacional. Assim, é possível garantir a qualidade do que foi executado, o processo de execução e a correta utilização e disponibilidade dos equipamentos e dos produtos.  

Agora, entenda quais são os passos para montar um checklist eficiente:  

1. Defina o que vai ser verificado

Quais áreas, equipamentos e processos devem ser verificados? É muito importante saber quais itens são mais relevantes para as empresas e priorizar aqueles que têm mais impacto nas suas atividades.

Itens como limpeza, ar-condicionado, copa, portaria, jardinagem, paisagismo e manutenção predial geralmente são considerados prioritários para as companhias.

2. Determine a frequência de utilização de cada sistema e equipamento

Defina quantas vezes os sistemas, os processos e os equipamentos terão a aplicação da lista de verificação. Com esse cuidado, é possível garantir a qualidade e a melhor experiência do usuário.

Veja um exemplo de como essa informação pode ser sistematizada:

– Verificar diariamente o recolhimento do lixo nos banheiros e o abastecimento dos dispensers de papel toalha, de papel higiênico e das saboneteiras duas vezes ao dia (às 8h e às 14h). Sempre que encontrar algum desvio, faça a correção o mais breve possível.

3. Crie etapas

Nem todos os checklists precisam ser executados diariamente, então o próximo passo é criar etapas para a verificação dos ambientes, dos processos e dos equipamentos.

Por exemplo, a verificação da caixa de gordura do restaurante vai variar conforme a necessidade e o volume de dejetos gerados, sendo necessária, em alguns casos, apenas uma vistoria mensal.

“A limpeza da caixa de gordura geralmente é executada em um período maior. Então o checklist irá servir para capturar algum desvio e, se necessário, antecipar alguma intervenção ou simplesmente mantê-la dentro do prazo do cronograma regular de atividades”, ressalta o gerente do Grupo Konecta.

4. Informe e treine quem irá usar o checklist

É muito importante definir com clareza quem será o responsável para cada checklist.

Esse profissional deve ser treinado para preenchê-lo corretamente e para determinar o nível de detalhe dos itens a serem verificados, além de alinhar as expectativas de como a verificação deverá ser feita e o que se espera como resultado final.

5. Teste o checklist

Após deixar todo o checklist pronto e treinar a equipe, chegou a hora de colocá-lo em prática, começar a coletar as informações e direcionar ações com velocidade.

Recolha o feedback da sua equipe sobre questões como o preenchimento, o entendimento e possíveis melhorias que podem ser feitas no checklist.

Também é importante estar atento ao feedback dos usuários locais, principalmente se houver percepção de melhoria no serviço prestado.

Quem é responsável por montar o checklist?

Via de regra, a montagem do checklist deve ser feita pelos gestores de manutenção, já que são esses profissionais que têm acesso aos contratos ou às metas das empresas.

Mas vale lembrar que um checklist é “vivo”, ou seja, ele é progressivo e deve ser revisado quantas vezes forem necessárias.

“Alguns processos irão se automatizar e as intensidades de aplicação do checklist podem se alterar conforme a necessidade do momento”, lembra Barros.

Ele cita como exemplo desse dinamismo do processo as mudanças bruscas que ocorreram com o início da pandemia de covid-19.

Todas as empresas tiveram que alterar seus protocolos de limpeza para tentar minimizar os riscos de contaminação, o que acabou impactando diretamente os checklists. Algumas periodicidades foram reduzidas e novos processos tiveram que ser implantados e avaliados.

“Alguns itens de escritório passaram a ser higienizados com álcool 70º ou outro produto que reduzisse o risco de contaminação. Então telefones, mesas, headsets, teclados, mesas de refeitórios e carenagens de bebedouros, por exemplo, tiveram suas rotinas de higienização completamente alteradas. Seja pela redução do tempo entre as limpezas, seja pelo produto que passou a ser utilizado ou pela mudança no nível de criticidade de avaliação do serviço”, conta Barros. 

Como utilizar os checklists no dia a dia?

Basicamente, essa ferramenta deve ser usada para agilizar as vistorias dos itens e dos locais sinalizados, sempre com foco na correção dos possíveis desvios encontrados.

Acompanhe abaixo alguns itens que devem constar em serviços e processos dentro da manutenção predial:

Limpeza e conservação

– Varrição do chão;

– Aplicação de produto para a manutenção do piso;

– Limpeza de móveis, cadeiras, mesas, prateleiras, estantes e paredes;

– Retirada do lixo;

– Limpeza de tapetes e cortinas;

– Higienização de equipamentos eletrônicos;

– Limpeza de banheiros;

– Abastecimentos dos dispensers dos banheiros (saboneteira, toalheiro e papel higiênico);

 – Higienização de superfícies como geladeiras, micro-ondas e cafeteiras;

– Retirada diária do lixo.

Portaria

– Verificação e controle do quadro para as chaves;

– Funcionamento dos elevadores;

– Preenchimento do livro de ocorrências;

– Controle de crachás de visitantes.

Controle de pragas

-Avaliação da quantidade de iscas e seu mapeamento;

–  Verificação de sinal de presença de roedores, voadores e demais insetos.

Manutenção predial e de equipamentos

– Checagem da temperatura dos ambientes;

– Verificação da iluminação e seus componentes;

– Verificação dos geradores e nobreak;

– Verificação da entrada de energia;

– Leitura do relógio de energia e do hidrômetro;

– Checagem dos estados da caixa d’água, caixa de esgotos e demais itens de banheiro como válvulas e caixa de descarga, válvulas de mictórios, torneiras e ocorrência de vazamentos.

Jardinagem e paisagismo

– Irrigação de vasos;

– Podagem de plantas e de árvores;

– Corte de grama;

– Vermifugação de plantas e árvores.

Serviços de mensageria

– Efetividade das entregas;

– Registros dos malotes.

Frotas

– Manutenção e revisões dos veículos em dia (óleo, filtro de óleo, filtro de combustível e filtro de ar);

– Seguros;

– Multas, IPVA e licenciamento;

– Pagamento das locações e leasing.

Alimentação (restaurantes, lanchonetes, serviços de copa e vending machines)

-Licenças ambientais;

– PRGS (Plano de Gerenciamento de Resíduos Sólidos);

– Entrega de cardápio conforme programado;

– Diversidade nos itens de bomboniere;

– Número de reclamações dos usuários;

– Abastecimento das vending machines.

Os softwares de gestão auxiliam na criação de checklists?

Uma das grandes contribuições das plataformas digitais, como o Optimus, da Construmarket, é melhorar a disposição física do checklist.

“Os softwares de gestão permitem a customização dos checklists com o uso das logomarcas das empresas parceiras, a inserção de um campo de assinatura de validação do usuário final, a automatização de todas as tarefas e a digitalização de toda essa atividade. Fora isso, também garantem a entrega de informação em tempo real e a extração de relatórios confiáveis”, observa Ricardo Barros.

Com os softwares também é possível incluir e excluir facilmente qualquer item e inserir fotografias e avaliações de qualidade feitas pelos usuários.

“A visibilidade de informações, prazos e prioridades aumenta, tornando todos os documentos muito acessíveis em qualquer momento”, completa o gerente do Grupo Konecta.  

De acordo com Junio Warley Bastos dos Santos, líder de customer success da Construmarket, dentro do Optimus, o checklist pode ser usado para realizar diversas tarefas.

“A partir das verificações, caso sejam encontradas situações de não conformidade, é possível tomar ações corretivas imediatas, além de obter relatórios práticos e dinâmicos”, confirma.

Conclusão

Os checklists são uma ótima ferramenta para levantar informações de forma consistente e organizada sobre o dia a dia da empresa, o que possibilita uma avaliação bastante fiel acerca das condições locais.

O uso de softwares de gestão, como o Optimus, da Construmarket, pode contribuir bastante na sua elaboração. O resultado é o alinhamento das expectativas dos gestores e dos clientes, a elaboração de planos de ação de maneira corretiva, o compartilhamento das melhores práticas e a redução de falhas.

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COLABORAÇÃO TÉCNICA

Junio Warley – líder de customer success da Construmarket

Ricardo Barros – gerente de facilities do Grupo Konecta