A atividade de Facility Management é composta por diversos tipos de serviços que envolvem um número grande de fornecedores e prestadores de serviços.
Cabe ao gestor a tarefa de gerenciar e monitorar vários contratos ao mesmo tempo.
Para evitar imprecisões e desvios que podem comprometer o relacionamento entre as partes, o ideal é adotar uma série de boas práticas durante as fases de negociação, vigência e encerramento dos contratos.
A seguir, saiba como a adoção do método de gestão de ciclo de vida dos contratos (CLM) pode ajudar esses profissionais!
O que é gestão de ciclo de vida dos contratos?
A gestão de ciclo de vida dos contratos, também conhecida como CLM (Contract Lifecycle Management) nada mais é do que um conjunto de etapas que constituem a jornada contratual.
Resumidamente, ela abrange desde a identificação de uma necessidade que deve ser atendida até o encerramento do contrato.
No Facility Management, o método pode ser usado para fazer o gerenciamento de todas as fases da contratação de fornecedores e prestadores de serviços necessários para manter as estruturas e os ativos de uma organização sempre em ordem e em bom funcionamento.
Ao adotar essa ferramenta, o gestor consegue padronizar e facilitar a etapa de contratação, acompanhar de forma mais eficiente e criteriosa os acordos e exigir que as obrigações e prazos sejam cumpridos.
Quais são as etapas da gestão de ciclo de vida dos contratos?
Com a adoção do CLM, a gestão de manutenção e facilities consegue ter maior controle sobre os vínculos acordados com fornecedores, parceiros, clientes ou funcionários, administrando de forma muito mais eficaz a criação, a execução e a análise dos contratos.
Para que tudo corra bem e a estratégia seja bem executada, é preciso seguir as seguintes etapas:
Pré-contratação
Primeiramente, é preciso definir todos os objetivos e requisitos dos contratos. Para isso, é preciso coletar uma série de informações como valor da remuneração, prazo e descrição do serviço que será prestado.
O mais comum é usar um modelo de contrato já existente que pode ser replicado. Quando houver necessidade, basta acrescentar os detalhes e informações mais específicas para cada caso.
Negociação e contratação
O contratante deve apresentar o documento e as condições do acordo ao contratado, que deve analisar e verificar se concorda ou não com as cláusulas.
Geralmente, é uma das etapas mais demoradas de toda a jornada contratual, pois pode envolver diversas idas e vindas entre as partes envolvidas na negociação dos termos do contrato.
É importante ficar atendo para contemplar todas as necessidades do contratante e respeitar os diretos e deveres de ambas as partes para evitar penalidades no futuro.
Assinatura
Com os direitos e responsabilidades das partes bem definidos, o próximo passo é formalizar os contratos com a assinatura, que pode ser manuscrita, eletrônica ou digital.
É importante que a modalidade de assinatura escolhida seja descrita no documento e que ambas as partes concordem em utilizá-la.
Acompanhamento
Com o contrato já assinado, é hora de fazer o acompanhamento das atividades e monitorar prazos e desempenho dos fornecedores e prestadores de serviços.
Essa é a etapa mais longa do ciclo de vida do contrato e, além de prazos e qualidades dos serviços prestados, também envolve a verificação dos pagamentos e a avaliação da necessidade de possíveis aditivos e prorrogações.
Encerramento ou renovação
O contrato é encerrado após a entrega ou execução dos serviços e a realização dos pagamentos.
Nessa etapa, o gestor de Facility Management pode avaliar a qualidade dos serviços e o cumprimento dos prazos e das atividades, podendo encerrar ou renovar o contrato, caso seja de seu interesse.
Benefícios da gestão de ciclo de vida dos contratos
Aumentar a conformidade, reduzir riscos e melhorar o desempenho da área de Facility Management em um cenário de muita pressão e competitividade são desafios para qualquer gestor.
Com a adoção da gestão de ciclo de vida dos contratos, ou CLM, é muito mais fácil atingir essas metas, além de gerar economia e aumentar a eficiência das organizações.
Além de monitorar a jornada contratual de forma mais segura, a prática também organiza os fluxos de trabalho da área de facilities.
O gerenciamento de contratos, quando corretamente aplicado, traz ainda outras vantagens para as empresas.
Confira:
– Possibilidade de gerenciamento total dos contratos;
– Acompanhamento muito mais eficaz dos prazos da área de Facility Management;
– Garantia do cumprimento das obrigações e dos termos acordados;
– Diminuição das multas e penalidades;
– Elaboração de relatórios e análises com mais praticidade;
– Avaliação mais criteriosa da qualidade dos serviços prestados;
– Eliminação de possíveis violações contratuais;
– Obtenção de uma trilha para auditoria bem documentada.
Com a gestão do ciclo de vida de contratos, também é possível melhorar a qualidade do serviço e dar atenção total às necessidades do cliente, além de tornar mais claras as responsabilidades de todos os envolvidos: gestores, contratados e usuários finais.
Se algo sair fora do que foi acordado em contrato, basta identificar quais ajustes devem ser feitos ou, se for o caso, rescindi-lo.
Muito mais do que uma ferramenta de controle, o CLM acaba sendo um ótimo instrumento para o gestor de Facility Management fazer uma avaliação criteriosa dos seus fornecedores.
Dicas para uma gestão mais eficiente do ciclo de vida dos contratos
Para facilitar o gerenciamento dos contratos, o gestor de Facility Management deve estar atento a 5 pontos importantes:
Estabelecer uma comunicação clara
Para evitar problemas e garantir uma boa negociação, é fundamental que as partes comuniquem com clareza e transparência suas intenções.
Manter as expectativas alinhadas
Cronogramas de atividades, entrega, remuneração, responsabilidades e metas devem estar muito bem definidas e acordadas, evitando surpresas que possam deteriorar a relação entre as partes.
Elaborar uma análise de riscos
Identifique ameaças e oportunidades para fazer um contrato mais seguro. Com isso, é possível antecipar ou minimizar ocorrências desagradáveis.
Especificar bem as cláusulas
Depois de alinhar as expectativas e analisar os riscos, cuide para que o contrato seja elaborado contendo cláusulas mais claras possíveis, evitando erros de intepretação que possam deteriorar a sua relação com o contratado.
Adotar contratos e assinaturas eletrônicas
A digitalização permite reduzir o uso de papel durante a elaboração dos contratos e pode facilitar bastante o acesso e a organização desses documentos. A assinatura digital também contribui para agilizar e desburocratizar etapas do processo de contratação.
Conclusão
Como você pode ver, manter uma gestão eficiente do ciclo de vida dos contratos é essencial para dinamizar a rotina dos gestores de Facility Management.
Com o CLM, os contratos podem ser gerenciados e monitorados de forma mais eficaz, diminuindo riscos e reduzindo custos de manutenção.
TEXTO: Gisele Cichinelli
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