Facilities: O que é e qual sua importância?

Descubra o que é gestão de facilities, sua importância e como torná-la mais eficiente com a ajuda da tecnologia.

Muito se ouve sobre esse termo. Mas, afinal, o que é facilities?

O termo surgiu nos Estados Unidos, por volta dos anos 1960. Traduzido para o português, significa facilidades e está ligado diretamente à infraestrutura de uma empresa.

A ISO – International Organization for Standardization (em português, Organização Internacional de Normalização) tem uma definição bem clara para descrever o que é facilities: “facilities é a função organizacional que integra pessoas, lugares e processos com o propósito de melhorar a qualidade de vida e a produtividade da atividade principal da empresa”.

A seguir, você vai ver alguns tópicos que preparamos para te explicar o porquê esse departamento tem se tornado bastante comum nas empresas.

O que é facilities em uma empresa?

O setor de facilities costuma prestar serviços de forma terceirizada, ou seja, uma companhia contrata a outra para atender demandas de manutenção, limpeza, jardinagem, segurança, atendimento etc. Apesar da terceirização ser uma tendência, ela não é regra.

Existem duas categorias que dividem a área:

Hard services, que são serviços que não podem ser removidos e estão associados à estrutura física. As manutenções dessas atividades normalmente são prescritas por lei, porque estão ligadas diretamente à segurança da edificação. São, por exemplo, manutenção elétrica e hidráulica, e sistema de combate a incêndio.

Soft services: esses são os serviços que podem ser contratados e descontinuados de acordo com a demanda da organização, como por exemplo, refeições, recepção e dedetização.

Qual a importância do facilities?

Um espaço sujo, descuidado e desorganizado pode ser bastante prejudicial para a saúde física e mental dos usuários.

Essas condições prejudicam a produtividade e, consequentemente, a competitividade das empresas, além de aumentar o risco de problemas de saúde para os funcionários.

A gestão de manutenção e facilities é essencial para evitar que isso ocorra.

O termo facilities vem da palavra em inglês facility, que significa instalação ou facilidade.

Quando falamos de Facility Management, estamos falando de gestão de facilities, ou seja, do gerenciamento das instalações de uma edificação.

Nessa atividade, estão englobadas todas as atividades de administração, manutenção e operação dos espaços públicos.

Com uma gestão de manutenção e facilities eficiente, as instalações podem funcionar de maneira segura e eficaz, atendendo as necessidades, o conforto e o bem-estar dos seus usuários.

Além de garantir que as operações das organizações se desenvolvam sem sobressaltos, o gerenciamento de facilities também é fundamental para a imagem das organizações e para incentivar a implementação de práticas sustentáveis.

Por fim, uma boa gestão de facilities pode ajudar a reduzir custos operacionais, aumentar a eficiência do espaço e dos recursos, melhorar a produtividade e satisfação dos funcionários e garantir a conformidade com regulamentos e normas de saúde e segurança.

O que faz um Gestor de Facilities?

Agora que você sabe o que é facilities, é importante entender como isso funciona no ambiente empresarial.

Supondo que o seu empreendimento tenha contratado uma empresa para cuidar dos serviços de facilities, é comum que tenha também um Gestor. O gestor de facilities zela pelo bem-estar geral e das estruturas de apoio para que o core business – ou negócio principal – das empresas possa ser o único foco.

“O papel de um Gestor de Facilities é gerenciar todos os temas ligados ao funcionamento de uma operação predial, atuando como facilitador da operação, dando suporte ao time, tanto pela ótica pessoal quanto técnica”, explica Edison da Silva Sanromã, Diretor da Handy Gestão Empresarial e Imobiliária Eireli.

Esse gerente também é responsável por manter o empreendimento em operação de forma a assegurar o conforto, a limpeza, a higiene, o bem-estar e a segurança dos usuários.

Quais são os benefícios da gestão de facilities?

Segundo Mônica Radicetti Riedlinger, Gestora Predial da Handy Gestão Empresarial e Imobiliária Eireli, facilities é tão importante porque é o principal agregador de melhorias constantes para a preservação dos empreendimentos. Gustavo Silvestre, Gestor da Concremat concorda “sem ele não é possível buscar a eficiência total no propósito das empresas”.

O facilities pode melhorar a produtividade da empresa, com geração de valor agregado para uma operação predial, redução de custo, melhoria na qualidade de vida dos funcionários, melhor resultado e efetividade operacional, valorização patrimonial e outros.

Quais são os serviços de facilities?

Diversos serviços fazem parte da gestão de facilities de uma empresa. Listamos os serviços de facilities mais procurados:

Limpeza
Segurança e portaria
Bombeiros
Jardinagem
Manutenção
Logística interna
Recrutamento e seleção
Recepção e atendimento
Infraestrutura especializada

Como escolher uma empresa terceirizada?

Quando for escolher uma empresa terceirizada para auxiliar na sua gestão de facilities, é importante se atentar à demanda de atividades pelas quais ela será responsável. Assim, fica mais fácil unir tudo em um único contrato de forma mais organizada – para não fugir do controle, nem do budget pré-estabelecido.

É necessário que, ao definir a empresa, ela te forneça relatórios de performance da equipe, atendimentos feitos e etc. Assim será possível que o gestor tenha uma visão mais estratégica e analítica.

“Para colaborar de forma estratégica, é preciso ter informações corretas de custos e produtividade. Dessa forma o gestor pode entender até onde pode gerar valor para o cliente de forma sustentável”, explica Sanromã.

Uma forma de ter tudo absolutamente calculado e detalhado e otimizar resultados é utilizar um software para gestão de facilities.

SaaS: um software de gestão de facilities

Um software de gestão é primordial para que se possa ter uma boa administração. “Sem um software para controle e captação dos dados a atuação do gestor fica limitada a impressões, e sem dados para balizar uma tomada de decisão que terá efeito no resultado da empresa”, complementa Silvestre.

Dificilmente algo que façamos hoje não está ligado diretamente à tecnologia, e com o facilities não é diferente.

Até porque, se ele foi criado para otimizar a rotina de uma empresa, precisa estar atento e trabalhar com os melhores sistemas para facilitar a evolução e conclusão de um trabalho.

“O número de itens em um empreendimento já não comporta mais controles em planilhas ou papel”, comenta Riedlinger.

Um exemplo de software especialista em Gestão de Facilities é o Optimus. Conheça já a plataforma de gestão mais usada do Brasil: