Reduzir custos em facilities e manutenção, sem comprometer a qualidade e a eficiência dos serviços, é uma importante estratégia para aumentar a competitividade e o lucro das empresas. Embora não exista uma fórmula mágica para fazer isso acontecer, a adoção de alguns cuidados pode ajudar, e muito, na conquista desse objetivo.
Como controlar e reduzir custos em facilities?
O primeiro passo é evitar ao máximo a necessidade de manutenções corretivas. Geralmente, são elas que mais elevam os custos em facilities. Além do valor gasto para recuperar ou trocar um equipamento, dependendo do segmento, a interrupção de uma linha de produção ou a parada de funcionamento de parte de um escritório geram custos elevados e não previstos às empresas.
É muito importante mapear o histórico de cada peça e de cada equipamento, com seus respectivos ciclos de quebra e vida útil. De acordo com Ivan de Lucena Barão, coordenador de facilities da Viva, essas informações ajudarão a planificar os custos com correções necessárias.
“Em alguns casos, os valores para troca de peças podem ser incorporados no contrato com a empresa de manutenção preventiva, por isso é bom ter o conhecimento completo dos equipamentos e seu histórico de manutenção”, conta o coordenador.
Investir não é gastar!
Optar por comprar equipamentos e produtos de baixa qualidade, e consequentemente de vida útil curta, e por contratar empresas não especializadas para a execução de determinados serviços são dois dos maiores erros de gestão de facilities.
“A necessidade de troca de componentes ou de máquinas e a eficiência da prestação de serviços poucas vezes são estudadas e mapeadas pelas empresas. Essas escolhas erradas dão uma falsa sensação de economia”, explica Barão.
Cabe ao profissional de facilities elaborar e prospectar esses estudos e tentar convencer a empresa a investir em produtos e soluções de ponta, cujos benefícios serão facilmente comprovados no longo prazo. “Um bom investimento hoje sempre evitará grandes prejuízos amanhã”, reforça o coordenador.
Dicas para controlar custos
Algumas ações podem ser estratégicas para evitar que os orçamentos estourem. Confira algumas:
1. Opte por prevenir
Como já dito, é sempre mais caro fazer qualquer tipo de correção do que a prevenção de um problema. “Programar-se para realizar uma atividade sempre é menos custoso do que resolver um problema que surge a qualquer momento”, reforça Igor Godoy Meneghin, gerente de contas da área de facilities e manutenção industrial na Construmarket.
2. Evite retrabalhos
Contratar uma empresa pela sua capacidade técnica, seu atendimento e sua experiência no mercado pode contribuir para evitar retrabalhos e custos extras com futuras manutenções corretivas.
3. Fuja de desperdícios
Uma boa administração depende de um bom controle de estoques. A previsão dos materiais utilizados em cada segmento, a durabilidade, o período de troca e de reposição são itens importantes para evitar gastos desnecessários e compras exageradas.
“O conhecimento prévio desses dados também reduz a quantidade de compras emergenciais, que são as que mais elevam os custos dos serviços”, observa Barão.
4. Invista em um bom software de gestão
Com um bom software de gestão, como o Optimus, por exemplo, é possível gerenciar de maneira segura e eficiente todas as atividades de manutenção solicitadas. “Uma melhor gestão das tarefas permite evitar retrabalhos desnecessários, impactando nos custos da empresa”, explica Meneghin.
A padronização da execução de serviços, com gastos programados de uso de materiais, também contribui para a redução de custos. Os softwares de gestão de manutenção conseguem fornecer informações sobre a quantidade de materiais usados para a realização das tarefas, dados que podem ser usados na escolha do prestador de serviço.
5. Tome decisões baseadas em dados concretos
Com a plataforma de gestão de manutenção, é possível verificar se as equipes de manutenção estão ociosas ou sobrecarregadas e também cruzar dados importantes sobre as possíveis origens de um problema e como agir diante dele.
“Se as lâmpadas queimaram porque meu gerador não segurou a energia, o que é mais barato: manter esse equipamento que consome mil reais por mês ou comprar um equipamento novo, cuja manutenção só deve acontecer daqui a dois anos?”, exemplifica Meneghin.
6. Aposte no uso de sensores
Esses dispositivos, quando acoplados aos componentes e equipamentos, fornecem informações importantes. No caso de desregulagem ou quebras, por exemplo, alertam sobre essas condições, permitindo correções necessárias rápidas e a tempo de evitar perdas financeiras às empresas.
Conclusão
Inúmeros erros podem impactar nos custos com gestão de manutenção e facilities e diminuir a competitividade das empresas. Portanto, é essencial tomar atitudes que tornem as operações menos onerosas.
COLABORAÇÃO TÉCNICA:
Igor Godoy Meneghin – gerente de contas da área de facilities e manutenção industrial da Construmaket
Ivan de Lucena Barão – coordenador de Facilities da Viva
