5 coisas que mudaram em facility management após a Covid-19

Saiba quais foram os maiores impactos e as mudanças causadas pela pandemia no setor de facilities!

A pandemia de Covid-19 teve um impacto enorme na rotina de trabalho de milhões de pessoas ao redor do mundo. Com o setor de facility management não foi diferente. Durante o pico da crise sanitária, as equipes tiveram de trabalhar sob muita pressão para minimizar os riscos de contaminação e ainda hoje se adequam às mudanças causadas pelo “novo normal”.

“Tivemos que vivenciar a perda das pessoas, passar pelo medo de não saber como lidar com a Covid-19, entender quais medidas de controle seriam efetivas e o que era apenas ‘achismo’. Também tivemos que definir se as equipes iriam atuar em home office, se haveria um crescimento de área física ou se seria adotado o trabalho híbrido com limitação de pessoas nos ambientes”, lembra Ricardo Barros, Facility Management do Grupo Konecta.

Passado o impacto inicial, confira o que mudou na rotina dos prestadores de serviços de manutenção e dos facilities managements desde que a pandemia foi deflagrada:

1. Aumento no escopo de serviços

Diversos novos processos tiveram que ser incluídos, como os serviços de desinfecção e de nebulização. Cuidados extras com a manutenção e com a compra de filtros para os sistemas de ar-condicionado também tiveram que ser tomados, além da inclusão de uma rotina de preenchimento de formulários de anamnese e a reclassificação dos serviços.

2. Novos itens e parcerias

O controle de estoque também agregou mais itens, como máscaras, luvas, álcool 70° líquido e em gel e desinfetantes a base de quaternário de amônio ou de peróxido de hidrogênio, para citar alguns exemplos.

“No setor de suprimentos, também acompanhamos o desenvolvimento de novas parcerias e a aquisição de uma gama nova de produtos. Mas também tivemos muita dificuldade para encontrar esses itens, pelo excesso de demanda do mercado. Agora, o foco têm sido gerenciar de forma eficaz os fornecedores e apostar em inovação e renegociação de escopos e de custos”, explica Barros.

3. Novo mapeamento de risco e aferição de temperatura

O uso e o fluxo de usuários em áreas consideradas críticas, como restaurantes, lanchonetes, refeitórios, elevadores, banheiros, vestiários, salas de descanso, salas de descontração e recepções, tiveram de ser reavaliados.

“Também tivemos de fazer a análise de grupos de riscos e de funções e monitorar ações com o objetivo de aumentar a proteção individual e coletiva das pessoas”, conta o facility management.

Outra alteração importante na rotina foi a inclusão da aferição de temperatura, seja de forma manual ou automatizada.

“Inicialmente, a aferição manual era a mais rápida e quase sempre feita pelo controlador de acesso que ficava frente a frente com o público. Depois os processos foram evoluindo para sistemas mais automatizados”, recorda Barros.

4.Treinamentos específicos

Todas as equipes passaram a ser treinadas levando em consideração medidas de segurança adequadas e com o reforço especial na utilização de EPIs (Equipamentos de proteção individual) e EPCs (Equipamentos de proteção coletiva). Procedimentos operacionais e checklists também tiveram de ser revistos.

5. Adoção de novas estratégias em facility management

Com as mudanças no comportamento dos usuários, dos clientes, dos prestadores de serviços e dos fornecedores de insumos, a estratégia para facility management também foi impactada.

Acostumada a trabalhar sempre nos bastidores para manter os edifícios, a segurança e os serviços das empresas funcionando, a função dessa área foi bastante afetada.

“Com a Covid-19, facility management passou a ter um novo significado e se tornou ainda mais importante. Ela passou a participar ativamente das estratégias das empresas. E não apenas para tratativas de curto prazo”, pontua o gerente.

Mas que mudanças vieram para ficar?

Barros acredita que o cuidado com as pessoas e com as edificações ganhou um novo significado com a Covid-19.

“Nos sensibilizamos e nos tornamos muito mais criteriosos. Checklists bem estruturados podem refletir essa sensibilidade com o detalhamento mais refinado nas rondas e na supervisão dos serviços”, conta.

Para ele, o desenvolvimento de novos procedimentos e até mesmo a reformulação dos processos já existentes tiveram impacto direto no resultado da contenção da propagação do vírus.

Alguns deles vieram para ficar, como por exemplo:

– Novos produtos para limpeza e assepsia que não eram de uso comum no dia a dia;

– Elaboração de planos de contingência de crises, que tenha uma atenção especial para crise sanitária;

– Disponibilidade de álcool 70°C líquido e em gel;

– Disponibilidade de máscaras;

– Elaboração de material de comunicação para conscientização de higiene pessoal e coletiva;

– Higienização em menores intervalos nos postos de trabalho, refeitórios, restaurante, salas de reuniões e descanso;

– Higienização em menores intervalos em equipamentos de uso geral, tais como bebedouros, vending machine, elevadores, geladeira e micro-ondas;

– Descarte correto de máscaras e filtro de ar-condicionado.

Trabalho remoto, presencial ou híbrido?

Em 2022, com o aumento da cobertura vacinal, algumas restrições começaram a ser derrubadas, levando às corporações a fazer novas adaptações.

A utilização dos espaços também está passando por alteração. Muitos colaboradores não querem sair do modelo home office, enquanto outros preferem o modelo presencial ou até mesmo hibrido, alternando suas rotinas entre o trabalho remoto e dentro dos escritórios.

“O movimento do trabalho híbrido é muito novo e, ao longo do tempo, iremos aprender muito com a experiência do usuário. Antes, tínhamos espaços mais divertidos e relaxantes, que criavam uma atmosfera para que o colaborador ficasse o máximo de tempo na empresa. Em algumas empresas esses lugares simplesmente sumiram durante a pandemia, já que a preocupação é evitar aglomerações. O colaborador pode simplesmente trabalhar de modo remoto”, observa o gerente.

Algumas empresas, inclusive, reduziram as áreas construídas como estratégia para redução dos custos durante a pandemia, adotando check-in e check-out para agendamento das posições de trabalho.

Qual é o papel do facility management nesse cenário?

Cabe ao gestor de facilites acompanhar essas mudanças, entender como sua infraestrutura e sua equipe responde a esses novos modelos, efetuar as correções no sistema de gestão e ser estratégico e essencial para as tomadas de decisão da companhia.

“Muitas coisas mudaram, mas o que não mudou foi a missão do facility management, que sempre foi a de garantir a segurança, o bem-estar e o conforto nos ambientes de trabalho”, lembra Barros.

E como a tecnologia tem ajudado nesse novo cenário?

A utilização de softwares de gestão é muito importante na velocidade de análise e de tomada de decisões, principalmente em momentos de crise como a do período pandêmico.

Um bom software, como o Optimus, da Construmarket, assegura um gerenciamento estratégico assertivo, sem margens para erros, auxiliando a controlar os serviços de maneira eficiente e a gerir os insumos e a percepção do cliente.

Quer saber mais?

A International Facility Management Association (IFMA) disponibiliza um site para ajudar a orientar os profissionais de FM durante a crise da Covid-19, com seminários e webnar, um manual sobre a pandemia, além de guias e outros recursos (em inglês). Para acessar, clique aqui.

A Royal Institution of Chartered Surveyors (RICS) também disponibilizou em seu site o “Guia Covid-19 para serviços de levantamento” (inglês). Acesse!

A Associação Brasileira de Facilities (ABRAFAC) também disponibilizou amplo conteúdo referente ao combate à Covid-19 em seu site. Clique aqui para ter acesso.

Conclusão

O setor de facility management sempre esteve associado a uma visão holística das edificações. Mas, com a pandemia, esse papel mudou.

A área deixou de ser puramente operacional e passou a ser muito mais estratégica e mais alinhada às necessidades organizacionais das empresas, como retenção de pessoal, bem-estar, desempenho ambiental e valor social.

Plataformas digitais, como o Optimus, da Construmarket, contribuem para maximizar a gestão de facilities nesse novo cenário.