O termo “facilities” surgiu nos Estados Unidos nos anos 1960 e refere-se diretamente à infraestrutura de uma empresa. Segundo a Organização Internacional de Normalização (ISO), “facilities” é a função organizacional que integra pessoas, lugares e processos com o objetivo de aprimorar a qualidade de vida e a produtividade da atividade principal da empresa.
As empresas de facilities geralmente oferecem serviços terceirizados, como manutenção, limpeza, jardinagem, segurança e atendimento. Esses serviços são categorizados em dois tipos: “hard services” e “soft services“. Os “hard services” são essenciais e relacionados à estrutura física, como manutenção elétrica, hidráulica e sistemas de combate a incêndio. Já os “soft services” são serviços adicionais que podem ser contratados conforme a necessidade da organização, como refeições, recepção e dedetização.
Gestor de Facilities
O gestor de facilities é responsável por assegurar o bem-estar geral e a manutenção das estruturas de apoio, permitindo que o negócio principal da empresa seja o único foco. Este profissional gerencia todos os aspectos relacionados ao funcionamento de uma operação predial, atuando como facilitador da operação e oferecendo suporte ao time, tanto pessoal quanto técnico.
Gestão de Facilities
A gestão de facilities traz diversos benefícios, como a melhoria da produtividade da empresa, redução de custos, melhoria na qualidade de vida dos funcionários, valorização patrimonial, entre outros.
Serviços de Facilities
Alguns dos serviços de facilities mais procurados incluem limpeza, segurança, jardinagem, manutenção e infraestrutura especializada. Ao escolher uma empresa terceirizada para auxiliar na gestão de facilities, é crucial atentar-se à demanda de atividades pela qual ela será responsável, garantindo que a empresa forneça relatórios de performance da equipe e atendimentos realizados. Isso permite que o gestor tenha uma visão mais estratégica e analítica.
Software para Gestão de Facilities: Conheça o Optimus
A utilização de um software de gestão de facilities, como o Optimus, é essencial para uma administração eficiente. O Optimus oferece funcionalidades como:
- Checklists: Automatize a emissão de checklists, programando e padronizando todas as tarefas da empresa com um controle digitalizado para rondas de segurança, limpeza e medições.
- Planos Preventivos: Personalize rotinas e periodicidades de acordo com a necessidade dos equipamentos, aumentando a disponibilidade e reduzindo manutenções corretivas.
- Gestão de Equipes Externas: Monitore equipes em tempo real através de GPS e reprograme rotas sempre que uma nova atividade surgir.
- Sensores IoT: Utilize sensores inteligentes para monitorar ambientes e equipamentos, transformando dados em decisões que melhoram a satisfação dos usuários e reduzem custos.
- Gestão de Produtividade: Mensure a produtividade hora-homem e a quantidade de Ordens de Serviço atendidas, entre outros indicadores.
- Controle de Estoque: Tenha controle das entradas e saídas, custos de cada item, volume de estoque mínimo e máximo, além de receber avisos sobre necessidade de reposição.
- Gestão de Documentos: Digitalize e centralize arquivos para consultas e controle de documentos variados, com a possibilidade de configurar alertas de vencimento por e-mail.
- Medição de Utilidades: Visualize e compare o consumo de energia, água e gás, e receba relatórios e gráficos por e-mail, além de alertas de vazamentos e consumos fora do padrão.
- Mensageria: Facilite o processo de recebimento e entrega das correspondências dentro da empresa com tecnologia e mobilidade.
- Notificações: Notifique formalmente as não conformidades detectadas em rondas e auditorias, incluindo uma data limite para resolução.
- Controle de Equipamentos: Faça o upload de documentos e manuais relacionados aos equipamentos ou locais, consultando-os sempre que necessário.
- Dashboard: Acesse gráficos e relatórios que consolidam e entregam análises inteligentes e úteis para o dia a dia da operação.
Com o Optimus, a gestão de facilities torna-se mais eficiente, tecnológica e estratégica, permitindo um controle detalhado e a otimização de resultados, além de facilitar a evolução e conclusão de um trabalho, estando em sintonia com as tecnologias atuais.