O termo “facilities” surgiu nos Estados Unidos nos anos 1960 e refere-se diretamente à infraestrutura de uma empresa. Segundo a Organização Internacional de Normalização (ISO), “facilities” é a função organizacional que integra pessoas, lugares e processos com o objetivo de aprimorar a qualidade de vida e a produtividade da atividade principal da empresa.
As empresas de facilities geralmente oferecem serviços terceirizados, como manutenção, limpeza, jardinagem, segurança e atendimento. Esses serviços são categorizados em dois tipos: “hard services” e “soft services“. Os “hard services” são essenciais e relacionados à estrutura física, como manutenção elétrica, hidráulica e sistemas de combate a incêndio. Já os “soft services” são serviços adicionais que podem ser contratados conforme a necessidade da organização, como refeições, recepção e dedetização.
Gestor de Facilities:
O gestor de facilities é responsável por assegurar o bem-estar geral e a manutenção das estruturas de apoio, permitindo que o negócio principal da empresa seja o único foco. Este profissional gerencia todos os aspectos relacionados ao funcionamento de uma operação predial, atuando como facilitador da operação e oferecendo suporte ao time, tanto pessoal quanto técnico.
Gestão de Facilities:
A gestão de facilities traz diversos benefícios, como a melhoria da produtividade da empresa, redução de custos, melhoria na qualidade de vida dos funcionários, valorização patrimonial, entre outros.
Serviços de Facilities:
Alguns dos serviços de facilities mais procurados incluem limpeza, segurança, jardinagem, manutenção e infraestrutura especializada. Ao escolher uma empresa terceirizada para auxiliar na gestão de facilities, é crucial atentar-se à demanda de atividades pela qual ela será responsável, garantindo que a empresa forneça relatórios de performance da equipe e atendimentos realizados. Isso permite que o gestor tenha uma visão mais estratégica e analítica.
Software para Gestão de Facilities: Conheça o Optimus
A utilização de um software de gestão de facilities, como o Optimus, é essencial para uma administração eficiente. O Optimus oferece funcionalidades como:
- Checklists: Automatize a emissão de checklists, programando e padronizando todas as tarefas da empresa com um controle digitalizado para rondas de segurança, limpeza e medições.
- Planos Preventivos: Personalize rotinas e periodicidades de acordo com a necessidade dos equipamentos, aumentando a disponibilidade e reduzindo manutenções corretivas.
- Gestão de Equipes Externas: Monitore equipes em tempo real através de GPS e reprograme rotas sempre que uma nova atividade surgir.
- Sensores IoT: Utilize sensores inteligentes para monitorar ambientes e equipamentos, transformando dados em decisões que melhoram a satisfação dos usuários e reduzem custos.
- Gestão de Produtividade: Mensure a produtividade hora-homem e a quantidade de Ordens de Serviço atendidas, entre outros indicadores.
- Controle de Estoque: Tenha controle das entradas e saídas, custos de cada item, volume de estoque mínimo e máximo, além de receber avisos sobre necessidade de reposição.
- Gestão de Documentos: Digitalize e centralize arquivos para consultas e controle de documentos variados, com a possibilidade de configurar alertas de vencimento por e-mail.
- Medição de Utilidades: Visualize e compare o consumo de energia, água e gás, e receba relatórios e gráficos por e-mail, além de alertas de vazamentos e consumos fora do padrão.
- Mensageria: Facilite o processo de recebimento e entrega das correspondências dentro da empresa com tecnologia e mobilidade.
- Notificações: Notifique formalmente as não conformidades detectadas em rondas e auditorias, incluindo uma data limite para resolução.
- Controle de Equipamentos: Faça o upload de documentos e manuais relacionados aos equipamentos ou locais, consultando-os sempre que necessário.
- Dashboard: Acesse gráficos e relatórios que consolidam e entregam análises inteligentes e úteis para o dia a dia da operação.
Com o Optimus, a gestão de facilities torna-se mais eficiente, tecnológica e estratégica, permitindo um controle detalhado e a otimização de resultados, além de facilitar a evolução e conclusão de um trabalho, estando em sintonia com as tecnologias atuais.
