Gerenciar diversos contratos, equipes e procedimentos de serviços de facilities não é uma tarefa fácil para as organizações.

Ao adotar um modelo descentralizado da gestão de manutenção e facilities, os riscos de aumento de custos, ocorrência de erros, redundâncias e duplicação de funções são muito mais elevados.

Se o objetivo é ser mais dinâmico e eficiente, por que não apostar em uma gestão integrada de facilities? Esse é o conceito por trás do IFM (Integrated Facilities Management).

O que é IFM (Integrated Facilities Management)?

IFM (Integrated Facilities Management), IFS (Integrated Facilities Services) ou, em português, gestão integrada de facilities. Não importa o termo, o significado é um só: trata-se de um modelo de contratação no qual todos os serviços de facilities são integrados para melhorar a eficiência da gestão de FM.

Resumidamente, o IFM nada mais é do que a integração de serviços com o objetivo de otimizar custos, gerar qualidade e aumentar a sinergia entre as equipes que executam as tarefas de manutenção e facilities.

Na prática, o gerenciamento integrado de facilities consolida os esforços da gestão de instalações sob uma única equipe unificada e especializada. Isso inclui contratos, parcerias com fornecedores e gerenciamento de espaços.

Não é fácil fazer o gerenciamento coordenado das instalações. Então, por que contratar separadamente empresas de limpeza, segurança ou portaria, para citar alguns prestadores de serviço?

Com a adoção do IFM, é possível reunir tarefas, deveres e recursos, além de organizar e agregar os dados das atividades executadas.

Na gestão integrada de facilities, o gerenciamento é centralizado e fica a cargo de uma única prestadora de serviços, mas é o gestor de manutenção e facility management quem faz o gerenciamento, organiza as estratégias, implanta ações e tecnologias, toma decisões e dimensiona os seus resultados.

Quais são os benefícios do gerenciamento integrado de facilities?

Algumas organizações podem demandar equipes inteiras de especialistas, enquanto outras, apenas uma ou duas pessoas responsáveis para executar essa tarefa.

Mas facilitar a gestão de contratos com fornecedores e prestadores de serviços é uma necessidade de todos. Por isso, a contratação de uma única empresa pode simplificar, e muito, a operação e o controle das atividades de facilities.

No modelo integrado, a empresa prestadora de serviços deve cuidar do recrutamento de pessoas, capacitação, monitoramento das atividades realizadas, conservação da infraestrutura da organização, manutenção de equipamentos e análise de resultados.

Além da centralização de todas essas tarefas, o IFM também traz outras vantagens para quem o adota:

– Redução de custos;

– Economia contratual;

– Ganhos de escala;

– Eliminação de duplicidades de postos de trabalho;

– Economia de horas dedicadas à fiscalização e aprovação dos serviços;

– Aumento da produtividade;

– Otimização de recursos;

– Melhoria das práticas e dos equipamentos;

– Padronização de um fluxo de atividades;

– Aumento da qualidade dos serviços prestados;

– Maior controle dos indicadores.

E mais: o gerenciamento integrado de facilities libera o gestor para focar apenas no que importa, que é a melhoria das condições das instalações.

Como adotar o IFM?

A redução de custos é um dos maiores impulsionadores para a implementação do IFM. Isso porque o conceito funciona da mesma maneira de uma compra a granel por um custo mais baixo. Ou seja, o ganho é em escala.

Com esse tipo de gestão integrada, é possível controlar os gastos operacionais, identificando onde se está gastando mais ou sendo ineficiente, o que permite ajustes de estratégias e no orçamento.

Mas como fazer a transição do modelo tradicional de gerenciamento para o IFM?

Acompanhe os principais passos:

1. Entenda como funciona o processo atual

Identifique quem é o responsável pelas tarefas de gerenciamento de instalações, quem são os atuais fornecedores, quais são os custos da área e descreva o cenário atual da gestão. Assim, é possível ter um ponto de partida para implantar uma abordagem IFM.

2. Informe todas as partes interessadas

É preciso que fiquem bem claras as razões da migração para o modelo integrado de gestão de facilities.

Por isso, levante quais serão os seus benefícios e comunique como será o retorno do investimento, justificando as mudanças nos processos e responsabilidades que serão implementadas.

É importante que tudo seja comunicado com a máxima clareza possível, para que o gestor tenha apoio dos seus superiores na adoção do IFM.

3. Tenha metas

Apoie-se em dados e pesquisas que comprovem a eficiência do IFM. Compare seus resultados com as práticas descentralizadas de facilities e aponte como é possível reduzir custos e eliminar desperdícios com o novo modelo de gestão.

4. Aposte na tecnologia

Use a tecnologia para facilitar o IFM.  Softwares de gestão de manutenção e facilities, como o Optimus, da Construmarket, ajudam a planejar e garantir a execução efetiva das atividades.

Com essa ferramenta, os gestores podem criar planejamentos adequados, organizar o histórico do que foi executado e digitalizar os processos, dinamizando ainda mais os serviços e oferecendo mais qualidade e eficiência aos clientes e aos colaboradores.

Assim, todos as vantagens do IFM podem ser exploradas no seu máximo potencial.

5. Dê tempo ao tempo

Como qualquer mudança, a implementação do IFM leva tempo, portanto a paciência é um fator essencial. Uma boa alternativa para evitar problemas na fase de transição, é fazer mudanças graduais.

Identifique quais são os pontos que devem passar por melhorias e reveja os contratos com fornecedores que não estão atendendo satisfatoriamente as demandas. Reduza também todas as tarefas redundantes e use dados integrados para continuar ajustando os processos.

6. Adote a abordagem IFM

Por fim, contrate fornecedores maiores, que prestem serviços consolidados. Terceirize as operações de gerenciamento de instalações para uma única empresa ou equipe interna de especialistas qualificados.

Outro passo importante é delegar a supervisão do gerenciamento das instalações para os membros principais das equipes.

Conclusão

Como você pode ver, gerenciar diversos serviços como limpeza, portaria, segurança e manutenção predial, entre outros, é uma tarefa bastante complexa e que exige muita atenção dos gestores.

A gestão integrada de facilities, também conhecida pelos termos IFM ou IFS, é uma alternativa para quem pretende diminuir custos e aumentar a eficiência do gerenciamento de suas instalações.

Nessa abordagem, os gestores podem focar na avaliação dos processos e na melhoria dos resultados. Com ferramentas tecnológicas, como o software de gestão Optimus, fica ainda mais fácil fazer o gerenciamento das atividades de manutenção e facilities.

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